Architectuurinterview met Paul Hillman CIO van de Hogeschool Utrecht

Interviewers: Daan Rijsenbrij en Raymond Slot, 23 december 2012

Introductie

Toen Paul Hillman begon bij de Hogeschool Utrecht (HU) was er geen IT-visie, noch beleid, noch architectuur. Als eerste heeft hij de governance voor de IT neergezet, met als noodzakelijk onderdeel een architectuurgroep om een toetsingskader te ontwikkelen en de eenheid in de applicatieportfolio te borgen. Vervolgens is portfoliomanagement geïnstalleerd.

Interviewers: Hoe valt architectuur bij de businessmanagers?

Paul Hillman: Ze snappen nog niet echt wat het is, wat ze er mee kunnen doen en hoe het aansluit op hun dagelijkse werkzaamheden. Maar als je langs komt en zegt ‘ik ben bezig met procesverbetering, portfoliomanagement of het beheersen van projectrisico’s’, zijn ze wel geïnteresseerd.

Interviewers: Wat voor soort architecten heb jij aan de HU?

Paul Hillman: Ik heb op dit moment drie architecten. Iemand die vanuit ‘Business Process’ kwam en goed met de business kan praten. Daarnaast heb ik iemand die in modellen en informatiebehoeftes kan denken en praten. En ik heb een data-architect die de vertaalslag tussen systemen en data kan maken.

De informatie-architect kijkt naar de informatie die de processen ondersteunt en die de processen bij elkaar houdt. Hij maakt ook metamodellen en zorgt dat we niet 15 keer dezelfde data op 15 verschillende manieren hebben opgeslagen. Hij bewaakt ook de eenduidigheid van de informatie en praat met de business over BI.

De data-architect beheerst de databases, hij weet hoe ze gestructureerd zijn. Hij ziet de dubbelingen en ontdubbelt. Zijn werk begint, waar het werk van de informatiearchitect ophoudt. Hij kan ook adviseren over mogelijke rapportages.

De businessarchitect is tevens mijn enterprise architect en de coördinator van het architectuurteam.

Interviewers: Is informatie niet het meest belangrijke bij de HU? Een instelling voor het hoger onderwijs is toch in feite een grote informatie-, gegevens- en kennisfabriek?

Paul Hillman: Wij onderkennen drie strategische gebieden: onderwijs, onderzoek en strategisch bedrijfsvoering. Dus wat is het belangrijkste?

Onze primaire doelstelling is dat onze studenten kennis en kunde opdoen en bepaalde competenties ontwikkelen zodat wij met een goed geweten aan hen een diploma kunnen uitreiken. Om dat effectief en efficiënt te doen hebben wij zowel inhoudelijke informatie nodig als informatie uit de onderwijslogistiek.

Dus als je stelt dat ‘informatie’ het belangrijkste is, weet ik dat niet zo zeer. Veel informatie is verpakt in competenties en praktijkervaring. Het belangrijkste bij een HBO instelling is dat een student leert zich informatie eigen te maken om die vervolgens toe te passen in de praktijk.

Interviewers: Marcel Mirande heeft al in 1999 op het IOWO te Nijmegen een zeer gedetailleerd schema ontwikkeld over hoe de digitalisering van het onderwijs zou kunnen worden aangepakt. Nu, 13 jaar later krijg ik de indruk dat er nog nauwelijks een start is gemaakt. Waarom verloopt de digitale revolutie in het onderwijs zo traag?

Paul Hillman: Ik denk dat wij nog veel te veel denken vanuit de techniek en niet vanuit de didactiek. Daarnaast wordt vanuit het traditioneel CIO-office meer aandacht besteed aan bedrijfsvoering dan aan onderwijs en onderzoek. Onder bedrijfsvoering versta ik administratie, back office, roostering en managementinformatie. Dus alles dat nodig is om de HU draaiende te houden.

Mijn portfolio als CIO betreft voor 60 procent activiteiten ten behoeve van de bedrijfsvoering en voor ongeveer 40% van mijn aandacht gaat uit naar het onderwijs en het onderzoek. Het hoort andersom te zijn, denk je niet?

Interviewers: Wat is jouw persoonlijke kijk op een onderwijsinstelling?

Paul Hillman: Als je ons als bedrijf zou beschouwen, hebben wij een duidelijke productielijn. Wij krijgen studenten binnen, wij geven hen bepaalde opleidingen waardoor ze kennis, kunde en praktijkervaring vergaren. Als ze een bewezen vaardigheidsniveau hebben gehaald, certificeren wij ze door middel van het verstrekken van een diploma. Wij nemen afscheid van hen met het oog hun in de toekomst weer te zien voor vervolgopleidingen.

Bij een commercieel bedrijf zou je alle focus op dat productieproces leggen en de rest is eigenlijk ondersteunend.

Interviewers: Een soort Value Chain van Porter dus?

Paul Hillman: Klopt. Maar wij vanuit de centrale organen leggen nog te vaak de focus op de ondersteunende processen van die productielijn. Wij zijn nog nauwelijks bezig met de vernieuwing van het primaire proces.

En, docenten denken nog steeds vanuit een conventioneel perspectief over lesmaterieel. Wij zijn er nog niet in geslaagd om echt vanuit een digitale manier te denken over lesmaterie. Wij gebruiken ‘digitaal’ vaak alleen als vervanging van conventioneel lesmaterie.

Daarnaast zijn er nog weinig echte architecten die vanuit een architectuur perspectief kunnen discussiëren met onderwijsgevend personeel op een begrijpbaar niveau. Daarom denk ik dat veel docenten gefrustreerd in hun kamer zitten met hoge verwachting van IT, maar teleurgesteld zijn over wat IT echt levert.

Interviewers: Dus de IT’er in het hoger onderwijs begrijpt de gebruiker niet en omgekeerd.

Paul Hillman: Het aloude drama. Architecten dienen vanuit de viewpoints van de verschillende stakeholders te kunnen praten. Zij moeten de taal van de stakeholder kennen en hun echte behoeftes kunnen vertalen naar bruikbare functionaliteiten. Maar vaak spreken IM en IT net een andere taal dan de ‘front-line’-docenten.

Interviewers: Er zijn verschillende stakeholders zoals de student, de docent, de medewerker, de manager en de bestuurder. Studenten lijken mij erg moeilijk omdat zij erg verschillend zijn afhankelijk van hun opleidingsrichting. Zo verwacht een informaticastudent iets heel anders dan een SPH-student (Sociaal Pedagogische Hulpverlening).

Paul Hillman: Dat is waar. Je hebt ook nog horizontaal (welke studie volg je) en verticaal (wat voor onderwijs is het, bijvoorbeeld privé). Binnen de private markt heb je ook weer verschillen. Dus wat zijn de behoeftes van een gemiddelde student?

Trouwens, ik vind de student eigenlijk geen klant maar meer een deelnemer die zowel rechten als plichten heeft.

Interviewers: Zijn de bedrijven die de studenten krijgen dan de klanten van de HU?

Paul Hillman: Ik gebruik liever niet de aanduiding ‘klant’, maar spreek over allerlei maatschappelijk betrokken partijen. Iedereen heeft een haal- en brengplicht. Wij zitten aan tafel met de docenten en de docent brengt ervaring mee. De student moet aan tafel komen met motivatie om te leren. Als zij niet willen leren, dan kunnen zij beter stoppen. Wij mogen best van de studenten wat eisen, dat is hun brengplicht. Een klant zou zeggen: ‘ik betaal en jullie leveren maar’. Een verkopershouding zou zijn ‘ik heb wat voor je’.

Dus wij als HU willen met jou als student in zee gaan, want wij denken dat wij veel voor jou kunnen betekenen. Maar je moet het willen. Je moet zelf investeren, niet alleen financieel.

Als een stagebedrijf zich meldt bij de HU, dan wil ik dat zij zich committeren aan de HU en ook aan haar studenten. Dan willen wij ons ook committeren aan dat stagebedrijf om daadwerkelijk wat voor hen te kunnen betekenen. Wij streven dus naar een sociaal contract met elkaar, dat is geen verkoophouding meer maar een maatschappelijke betrokkenheid.

Bovenstaande impliceert een dienstverlenende houding, hetgeen ook zijn weerslag heeft op de IT-ondersteuning. Het probleem is dat mensen in de bedrijfsvoering hebben besloten dat de student een klant is, terwijl de student zelf begrijpt dat hij dat niet is. Dat snappen zij heel goed en de docenten beseffen dat ook.

Interviewers: Een student lijkt eigenlijk een beetje op de huurder van een woning. De woning moet aantrekkelijk zijn, maar de eigenaar moet zorgen dat de woning verhuurbaar blijft voor een groot aantal jaren.

Paul Hillman: Opknappen en doorgaan!

Interviewers: Studenten zouden zich digitaal op hun gemak moeten kunnen voelen. Dus de DLWO (Digitale Leer- en Werkomgeving) moet drempelverlagend en inspirerend zijn. Misschien kiezen studenten in de toekomst wel een HO-instelling op basis van de kwaliteit van de DLWO in plaats van de lokale kroegen.

Paul Hillman: De meeste studenten kiezen vanwege specifieke, goed aangeschreven onderwijsrichtingen. Niet vanwege de digitale omgeving. Volgens mij is een gebrekkige DLWO meer een ‘dissatisfier’.

Interviewers: Hebben jullie specifieke architecturele ideeën over de DLWO? Ik poneer altijd dat de ‘persoonlijke digitale werkruimte’ in feite de binnenhuisarchitectuur is van de digitale wereld.

Paul Hillman: De DLWO moet soepel en eenduidig zijn. Het moet zoveel mogelijk maatgesneden kunnen worden op de persoonlijke behoeften van de individuele student.

Interviewers: Wanneer ben jij succesvol als CIO?

Paul Hillman: Ik ben succesvol als ik de organisatie in beweging kan brengen en vervolgens de beweging in stand kan houden. Continu kijken hoe het beter kan. Altijd een stapje hoger.

Ik wil zorgen dat wij integraal onze student kunnen bedienen. Dat wij zaken die moeilijk zijn, kunnen vergemakkelijken door de juiste inzet van IT.

Mijn rol is faciliteren en stimuleren, dus onze studenten en/of de organisatie helpen om efficiënter en effectiever te functioneren. Dat komt niet alleen door slimmere toepassing van IT, want wij realiseren ons dat IT slechts een onderliggende, ondersteunende factor is.

Interviewers: Hoe zie jij de rol van architectuur daarbij?

Paul Hillman: Ik zie architectuur als een belangrijk meetinstrument, een communicatie- en afstemmingsinstrument. Wij starten nu met de ‘Business Change Board’, een stukje portfoliomanagement en architectuurmanagement.

De ‘Business Change Board’ is beschreven in een document samengesteld door een architectuurteam, afgestemd met iedereen van de HU en goedgekeurd door het College van Bestuur.

Vervolgens ligt bij mij als CIO de verantwoordelijkheid voor alle IT. Dus elk nieuw IT-initiatief gaat door de Board heen. Ons doel is dat wij de goede dingen doen die afgestemd zijn op het grotere geheel. Die Board is dus een borgend instrument opdat wij als HU doordachte activiteiten ontplooien, waarbij de architect toezicht kan houden en kan adviseren.

Interviewers: Heeft de architect daarbij een eigen verantwoordelijkheid?

Paul Hillman: Hij is slechts verantwoordelijk om een advies te geven aan de eigenaar over de consequenties van zijn/haar acties. Er is altijd een businesseigenaar.

Wat heeft een architect bijvoorbeeld te zeggen over financiën? Daarover gaat de Financiële Directeur. De architect gaat samen met de Financiële Directeur kijken wat de financiële gevolgen zijn en maakt hem bewust van de keuzemogelijkheden.

Omdat architectuur adviserend is, is het niet bedreigend. Daarom wordt de architect 100 procent toegelaten. De rol van de architect is om lijn te brengen in de voorstellen en het geheel te bewaken.

Interviewers: Wat als een architect een verkeerd advies geeft? Vertrouw je dan de architect of is er nog een second opinion?

Paul Hillman: Uiteindelijk ben ik de CIO. Wij hebben recentelijk twee incidenten gehad waar een architect buiten zijn grenzen van bevoegdheid is gegaan en dan ben ik daarvoor aansprakelijk. Ik ben de manager. Hij moet wel verantwoording afleggen bij mij.

Interviewers: Hoe houd je de vertrouwensrelatie met de businessmanagers in stand?

Paul Hillman: Door transparantie en integriteit. Als je een fout maakt, erken je deze. Je verschuilt je niet. Dat behoort tot onze core values. Wij opereren vanuit oprechtheid, dus geen politieke spelletjes. Wij opereren uit gemeenschappelijk belang en dus niet uit persoonlijk belang.

Fouten maken mag, maar niet te vaak. Twee keer eenzelfde soort fout maken is dom en onacceptabel.

Interviewers: Heb jij met je architecten een visie ontwikkelt hoe een hogeschool er over 5 jaar en over 10 jaar uit ziet?

Paul Hillman: Zo ver zijn wij met onze architecten nog niet. Wij hebben wel een visie geformuleerd waar wij met IT willen uitkomen. Maar voor zo’n visie zijn de onderwijs- en onderzoeksorganisaties als eerste aan de buurt.. De faculteiten samen met de onderwijs- en onderzoekbeleidsorganisatie moeten hun visie over hoe onderwijs er over 5 of 10 jaar uitziet ontwikkelen en pas daarna komen de architecten, want die zitten helaas nog niet in het primaire proces.

Interviewers: Een tijdje geleden kwam ik een fysieke architect tegen die liet zien hoe hij een HBO had vormgegeven. Ik vroeg heb jij ook met digitale architecten overlegd? Hij begreep niet eens de noodzaak. Ik zei wellicht wordt er in de toekomst op een heel andere manier lesgegeven en ontwerp jij fysieke ruimtes die niet meer nodig zijn.

De vraag aan jou als hoofd van de architecten is toch wel ‘waar gaan we eigenlijk naar toe?’.

Paul Hillman: Ik ben stimulerend. Ik kan wel de trends aangeven en indicaties over wat IT-middelen kunnen betekenen voor het primaire proces, maar het ligt aan de onderwijzers om keuzes te maken. Natuurlijk praten ij mee.

Interviewers: Ik zou nog niet zo diep in het onderwijsproces willen afdalen, maar het lijkt mij wel belangrijk te weten hoe de informatie stroomt: het informatieverkeer in de HU.

Ik kan mij voorstellen dat een bestuur zegt: ‘maak eens een paar scenario’s voor de toekomst?’.

Paul Hillman: Meestal gaat het dan over de kaders voor de scenario’s. Wij geloven als HU dat ‘het verbindende’ een belangrijke factor is.

Wij denken dat studenten zich meer en meer informatie thuis en op andere plekken eigen gaan maken, en dus steeds minder in de gebouwen van de HU. Dat impliceert ook minder hoorcolleges. Daarentegen zal de HU een ontmoetingsplek worden waar informatie wordt toegepast, een plek waar studenten samen met de docent praktijkervaring opdoen. In de toekomst verwachten wij maar 70 procent van de huidige grond nodig te hebben.

Je kunt statistiek leren over het internet, dus is het niet zinvol om iemand in de HU-gebouwen daarover een hoorcollege te laten geven. Wat blijft is de taak van een statistiekdocent om feitenkennis in de praktijk aan de studenten over te brengen. Wij zijn niet wetenschappelijk, wij kijken naar de toepassing in de praktijk. Ervaringsuitwisseling tussen docent en studenten doe je ‘live’. Om vaardigheden te leren zijn interactieve colleges vereist.

Wij nemen ook colleges op en de kwaliteit van dergelijke colleges wordt steeds beter mede door de IT-ondersteuning. Wij gaan straks naar een ‘link-omgeving’ waar iedere student in principe een cursus virtueel kan bij wonen (ook cursussen van andere instellingen).

Interviewers: Vindt er op architectuurgebied ook samenwerking plaats met andere HO-instellingen?

Paul Hillman: Ten eerste in het kader met SURF. Maar wij zijn ook zelf bezig met andere scholen zowel binnen als buiten Nederland, o.a. Manchester, Noorwegen, Duitsland om gedeeld onderwijs te geven.

Interviewers: Kan je die ideeën niet gewoon bij Gartner vinden?

Paul Hillman: Ik vind Gartner een zeer nuttige bron, vooral om te weten wat er aan de horizon opkomt, om te kijken naar de ‘state-of-the-art’. Zij hebben ook goede originele ideeën, maar heel vaak bieden hun rapporten maar een deel van de oplossing. Ik mis bij Gartner soms de integrale oplossing, maar wellicht is dat ook niet hun taak.

Wij gebruiken wel een deel van hun architectuurmodel.

Interviewers: Wat is de relatie tussen jou en de architecten?

Paul Hillman: De Enterprise Architect heeft een redelijk zelfstandige rol. Hij heeft expliciet toestemming om indien hij dat nodig vindt om mij heen te gaan en naar het College van Bestuur zijn stem te uiten, ook als hij het niet eens is met een besluit dat ik genomen heb. Op die manier voorkom ik dat ik ga lijden aan tunnelvisie. Dat heb ik te vaak gezien bij sommige CIO’s.

Interviewers: Waar horen architecten organisatorisch te zitten?

Paul Hillman: De architecten horen onder mij te zitten, want ik ben als CIO de geschiktste functionaris die hen kan aansturen en hen kan helpen met hun carrière. Ik kan hen de ‘backing’ geven om hun woordje te doen, want ik mag besluiten. Maar ik moet hen niet stil houden.

Interviewers: CIO en architect zijn totaal verschillende typen persoonlijkheden. De CIO is in feite een manager, een doener plat gezegd. Een architect is een vormgever. Dat zijn competenties die eigenlijk complementair moeten zijn.

Paul Hillman: Dat is gedeeltelijk waar want de rol van de CIO is ook innovatie te stimuleren. Tegelijkertijd heb ik een management taak wat puur uitvoerend is. En ja, dat botst soms, maar dat is ook gezond!

 

Sponsoren

Sessies

17-04: GIA sessie over data-driven multi-channel marketing meer...

26-04: KNVI sessie over Architecture Mining meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden