De CIO, de informatiearchitect, en de betekenis van informatie

André Hollants, dinsdag 24 november 2009

De ‘I’ in CIO staat voor ‘informatie’. Bij de inrichting van de informatievoorziening van bedrijven is er vaak verwarring over de termen ‘informatie’ en ‘gegevens’. Wat is informatie? En hoe verhoudt informatie zich dan tot gegevens binnen het werkveld van de IT? Deze vragen zijn zeer relevant omdat ik als informatiearchitect ervaar dat er in de praktijk vaak geen onderscheid wordt gemaakt tussen informatie en gegevens.

Om het verschil aan te geven tussen informatie en gegevens geef ik het volgende voorbeeld. Gegevens: Een afdeling heeft een bezetting van 25 fte en er staan 35 mensen op de loonlijst. Deze afdeling gaat verhuizen naar een ander pand. De directie vraagt om een advies over het aantal werkplekken dat nodig is. De directie krijgt van de verhuiscoördinator het advies dat er 30 werkplekken nodig zijn. Hij gaat hierbij uit van 5 extra werkplekken (bovenop de 25) omdat er 35 mensen op de loonlijst staan en er dus parttimers zijn. Van de manager van de salarisadministratie krijgt de directie het advies dat er 35 werkplekken moeten komen. Hij gaat er vanuit dat iedere werknemer zijn eigen werkplek moet krijgen en komt dus uit op 35 werkplekken.
Wat moet de directie nu besluiten? De adviezen zijn verschillend maar wel gebaseerd op dezelfde gegevens. Dit is het gevolg van het feit dat de vraag niet juist gesteld is door de directie en er geen randvoorwaarden zijn meegegeven. Om een eenduidig advies te krijgen had de directie in zijn vraag naar het aantal werkplekken moeten noemen (o.a.):

  • of het gaat om het minimum aantal werkplekken
  • of het om flexibele werkplekken gaat of om vaste werkplekken
  • een overzicht van de bezettingsgraad per dag

Omdat deze gegevens ontbraken, hebben zowel de verhuiscoördinator als de manager van de salarisadministratie vanuit hun eigen perspectief aannames gemaakt.

Bovenstaand voorbeeld is erg eenvoudig. In de praktijk zijn bij grote gegevensverwerkende organisaties gegevens aanwezig van honderden verschillende processen en van vele miljoenen klanten. De complexiteit is dus enorm.

Interpretatieverschillen die ontstaan door het hebben van te weinig relevante(!) gegevens spelen ook een rol als het gaat om de inrichting van de informatievoorziening binnen overheden. Als informatiearchitect is het mijn taak om bestuurders hiervan bewust te maken. Om de relevante gegevens te bepalen om tot eenduidige informatie te komen is het belangrijk dat de vraag juist gesteld wordt. Niet alleen de vraag op zich is van belang, maar ook wat de vraagsteller ermee beoogd. In de praktijk leidt dit binnen gegevensverwerkende organisaties tot inhoudelijke discussies tussen managers en informatiearchitecten over de vraag. Als informatiearchitect probeer je de gewenste informatiestromen in kaart te brengen op basis van de resultaten van die discussies. Daar waar de manager een rol speelt als steller van de vraag, speelt de IT de rol als leverancier van de gegevens. De informatiearchitect heeft daarom ook met de IT afdeling gesprekken over de herkomst en de exacte betekenis van bepaalde gegevens, zodat de vertaling kan worden gemaakt van de business naar IT en visa versa. De informatiearchitect vervult in dit geheel dus de verbinding tussen business en IT. Let hierbij op dat niet alle gegevens zijn vastgelegd in computersystemen maar dat er ook andere bronnen zijn waar rekening mee moet worden gehouden, bijvoorbeeld papieren bronnen.

Binnen een organisatie hebben verschillende afdelingen verschillende informatie behoeften. Voor de CIO houdt dit in dat hij/zij zowel de betekenis van de vraagstelling voor de verschillende afdelingen moet kennen als de betekenis van het gegevensaanbod vanuit de IT. Voor beide aspecten kan hij/zij gebruik maken van de informatiearchitect. Echter, binnen de organisatie zijn er ook prioriteiten van informatiebehoeften en verschillende belangen tussen afdelingen. Alleen de CIO kan een beslissing nemen over prioriteiten en belangen. Verder kan de CIO ervoor zorg dragen dat zowel de perspectieven van de business als van de IT worden meegenomen in het beleid.

*) In sommige bedrijven wordt i.p.v. informatiearchitect ook wel gesproken over informatiemanager.

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Sessies

17-04: GIA sessie over data-driven multi-channel marketing meer...

26-04: KNVI sessie over Architecture Mining meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden