De Digitale Kantoortuin

Daan Rijsenbrij,Timo ten Cate, zaterdag 28 augustus 2010

Tot halverwege de jaren 90 was kantoorautomatisering nog een gewild onderwerp, maar heden ten dage lijkt dit domein hoofdzakelijk te worden bepaald door pakketleveranciers en technologiebedrijven. Het valt trouwens op dat veel pakketleveranciers nauwelijks een visie hebben over een optimale inrichting van het kantoor dat de specifieke voordelen van hun eigen pakket overschrijdt. Dat geldt in feite ook voor Google met haar apps-aanbiedingen. Microsoft, Oracle en IBM zijn wat dat betreft een stuk volwassener. De technologie is voor handen om van het kantoor echt iets uitdagend te maken, maar de praktijk laat helaas een ander beeld zien. Tegen deze achtergrond hebben Digital Groep en Rijsenbrij Digitecture een inventariserend onderzoek uitgevoerd, zie onderstaande pdf.

Het daadwerkelijke rendement van kantoorautomatisering wordt pas bereikt als de visie op het kantoor drastisch wordt veranderd. Een heroriëntatie van persoonlijke resultaten naar groepsresultaten, een heroriëntatie op het wezen van de intermenselijke communicatie en de verschuiving van het managen van kantoorprocessen naar het faciliteren van kantoorwerkers. Daarnaast lijken de volgende strategische uitgangspunten belangrijk: volledige digitalisering, het centraal stellen van de (actieve) informatieobjecten, transparantie van de voortgang middels ‘tracking en tracing voor klant en manager’, naadloze kenniscontinuïteit bij het vervangen van kantoorwerkers, maximale eenvoud in besturing voor de kantoormanager en kunstmatige intelligentie op het niveau van het kantoor. Veel van deze strategische uitgangspunten zijn te plaatsen in de drie belangrijkste IT-trends: ‘alles digitaal’, web 2.0 en HNW (het nieuwe werken).

Voor een succesvolle kantoorinrichting is architectuur een absolute vereiste.

Voor een architect bestaat het kantoor in essentie uit kantoorwerkers (met hun digitale werkruimtes), werkstromen, informatie- & kennisstromen en enkele noodzakelijke documentverzamelingen, waarbij de inrichting mede wordt bepaald door de bedrijfscultuur en de toe te passen technologieën. Het is opvallend dat veel kantoormanagers zich door pakket- en technologieleveranciers laten dicteren wat zij nodig hebben. Slechts weinig organisaties hebben een expliciete eigen kantoorarchitectuur waarin de aanbiedingen van die pakketleveranciers of die technologieën horen te passen. Het niet hebben van een eigen architectuur is niet alleen weinig professioneel tijdens de realisatie, maar kan ook leiden tot een ongewenste ‘lock in’-situatie en de werkelijke ‘fit’ van het pakket is moeilijk te beoordelen.

Alle benodigde technologieën zijn aanwezig voor een modern kantoor, er is alleen een schrijnend te kort aan creatieve architecten die een enthousiasmerende (en daarmee effectieve en efficiënte) kantooromgeving kunnen ontwerpen.

Graag zouden wij daarom in de mogelijke discussie onder deze inleidende woorden suggesties zien van specifieke architectuurprincipes, cruciale architectuurconcepten en standaardbouwblokken die kunnen borgen dat de kantooromgeving effectiever en efficiënter wordt, met een drastische verhoging van de arbeidssatisfactie van de kantoorwerkers.

[PDF]

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Reactie van Stichting Digital Architecture op 4 Mei 2012 op 16.13

Geschreven door Mark Paauwe op 30-08-2010 14:17

Ik heb met interesse de inleiding en het pdf gelezen. Ik mis, naast alle goede en inhoudelijke teksten, een overzicht van problemen die door bestuur, directie en management (zeg maar de ondernemende populatie in de organisatie) als pijnlijk ervaren worden in de huidige kantooromgeving.

Ik denk zelf ook dat de ondersteuning met een digitale werkplek en van een digitale werkplek voor medewerkers vele malen beter kan. Maar voordat er voor verbeteringen de buidel wordt getrokken in een organisatie, moet er wel een ondernemer/opdrachtgever zijn die zegt: die pijn daar, daar wil ik nu een passende oplossing voor hebben! Ik denk dat bij de probleemstelling in de pdf met name had moeten staan: De ondernemer van vandaag onderschat nog steeds de toegevoegde waarde van informatie in zijn businessmodel.

We (= de EA community) moeten voorkomen dat de digitale kantoortuin een antwoord is op een niet gestelde vraag, een oplossing waar nog een probleem bij moet worden gezocht. Stel dat we een digitale kantoortuin gaan realiseren, dan rijst de vraag hoe effectief en efficiënt is de huidige ‘digitalisering van de kantoortuin’? Hoe meet je dat? En welke eisen stellen de opdrachtgever en andere belanghebbenden aan de vernieuwde digitale kantoortuin?

De benaming van jullie concept blokkeert in mijn ogen vernieuwing. Kantoor, tuin en digitaal zijn als concepten allen meer dan 50 jaar oud. Het is alsof je voor de ontwikkeling van een automobiel komt aanzetten met het concept: een paard-en-wagen-voorzien-van-stoommachine-en-dan-zonder-paard. We moeten de wetten van BPR in deze goed respecteren. En dat begint bij: welk probleem willen we oplossen, en hoe kan dat op een fundamenteel andere wijze? Aan komen zetten met een idee is goed, maar architecten zijn ontwerpers, dus daarom moet er een architect komen die het concept uitwerkt in een voorbeeldontwerp en daar ondernemers voor warm krijgt, en dan wordt het gerealiseerd. Nu vraag je de EA-community in een open-innovatie-constructie samen te gaan ontwerpen aan een niet gedefinieerd concept zonder inhoudelijke probleemstelling. Wel challenging, maar ik heb dat nog nooit ergens zien werken!

Alvorens zelf met een deelconcept en haar first principle te komen voor de kantoortuin (ik kan concepten en principes eigenlijk nooit los zien van elkaar), denk ik dat we even naar het concept werk moeten kijken, omdat dat het daar volgens mij om draait. Het CBS definieert werk als de inzet van menselijke capaciteit voor het produceren van goederen en diensten. In mijn visie zien we door de jaren heen dat ondernemers het werk door werknemers steeds slimmer willen laten uitvoeren, waarbij echter veel ondernemers onvoldoende goed in beeld hebben over welke menselijke capaciteit ze beschikken in hun organisatie en hoe goed ze die ondersteunen danwel aanwenden. Ik denk ook dat ondernemers niet naar werkplekken, medewerkers en kantoortuinen moeten kijken als ze het werk slimmer willen laten uitvoeren door medewerkers. Dit zijn slechts vehikels. Ondernemers (de opdrachtgevers van architectuurprogramma’s) moeten kijken naar het concept werk, of beter gezegd naar nieuwe werkconcepten.

Reactie van Stichting Digital Architecture op 4 Mei 2012 op 16.13

Ik lees in jullie pdf veel over inefficiënte en ineffectiviteit als mogelijke problemen. Wellicht moeten we denken in de richting van een concept als N2I2-‘Narrow-Nano-Intelligence-Infrastructure’, waarin het werk door medewerkers en computers makkelijker en sneller kan worden gedaan en dat bepaald werk door computers/nano-bots uit handen wordt genomen van medewerkers, door informatie als een productfactor te gaan zien en in te gaan zetten, nano technologie gaan gebruiken om achter informatie te komen en alleen die zaken aan te bieden waar het werk om vraagt. Waarbij je in de organisatie een groep mensen en computers (nodig) hebt die uitsluitend en alleen zorgen voor of bezig zijn met het verzamelen en samenstellen van de achtergrondinformatie, -kennis en applicaties die andere medewerkers nodig hebben om beter hun werk beter te kunnen doen. Dit is echter geen business intelligence, want dat richt zich meer op het beter zaken kunnen doen: we hebben het hier nog slechts over de context van ‘werk’. Je zou N2I2 als een laag onder business intelligence kunnen zien. Intelligence kun je ‘beleven’ als het slim informatie, kennis en middelen verzamelen om daarna efficiënt en effectiviteit het werk te doen.

Op dit moment is slim inzetten van ICT nog steeds iets waar je concurrentievoordeel mee kunt behalen als ondernemer. Zeker als andere ondernemers nog niet snappen wat je allemaal met informatie in de organisatie en richting klanten kunt doen. Dus hoe erg is het vanuit die optiek dat er nog niet op elke hoek van de straat een digitale kantoortuin is? Er is ook niet overal een megastal, hypermodern-winkelcentrum of drijvend-vliegveld, waar dat zou kunnen. Ondernemers met geld, macht, visie en momentum zijn daar voor nodig. Dat is dan ook zo voor digitale kantoortuinen.

Een reden die ikzelf zie waarom we (= de EA community) van de belofte van ICT nog te veel weinig werk maken is dat er in het architectuurvakgebied ook nog verwarring omtrent de begrippen architect, architectuur en principe zijn, en daardoor we nog niet goed in staat zijn mooie digitale bouwwerken te ontwerpen. Architectuur is in mijn ogen de samenhangende toepassing van constructieve, operatieve en decoratieve concepten. Een architect is in mijn ogen een creatieve en ervaren ontwerper van een samenhangend geheel van concepten. Principes zijn in mijn ogen de gehandhaafde wijze waarop concepten werken en resultaten produceren. Voor de meeste huidige architecten in het EA vakgebied is een dergelijk paradigma from another World!

Er zijn vele ICT-concepten die het werk lichter kunnen maken in organisatie, alleen de wijze waarop die concepten worden ingezet, leidt nog vaak niet tot het genieten van de voordelen van deze concepten in de organisatie. En dat zit hem vaak in dat het principe van het concept nauwelijks og niet goed wordt verkend. Dit vaak omdat mensen om 1 of andere reden denken dat een principe een richting geven de uitspraak is(!?). De gehandhaafde wijze waarop een concept werkt en resultaat produceert is volgens mij een principe van een concept. Door het principe van een concept goed te verkennen, ben je bij het ontwerp en realiseren van bijvoorbeeld een ICT-innovatie beter in staat om de werking van het concept effectief in te passen in je ontwerp. Nadat het ontwerp gerealiseerd is, geniet de organisatie ook daadwerkelijk de voordelen van ICT-concept, omdat je de gehandhaafde werking ervan goed hebt ingebed. Je vergeet bijvoorbeeld niet om belangrijke elementen en componenten aan te brengen in je oplossing, en je valt niet in de valkuilen van een concept te zien als een productoplossing.

Reactie van Stichting Digital Architecture op 4 Mei 2012 op 16.12

In het huidige architectuurvakgebied wordt het begrip principe nog steeds teveel gezien als ‘regel of richtinggevende uitspraak die de ontwerpruimte beperkt’. Dat is wellicht leuk in de spreektaal, bij requirements management en correct volgens het woordenboek, maar volstrekt onbruikbaar om kwalitatieve oplossingen mee te ontwerpen en te realiseren. Principes zijn hierdoor vaak in de praktijk niet meer dan labels die geplakt worden op stoere wensen eisen, uitgangspunten, intenties en doelen.

Neem nu het concept (ie. aanpak, idee, werkwijze, visie, abstractie van een implementatie) ‘zaakgericht werken’. Dit concept heeft als een voordeel dat de klant beter inzicht heeft of krijgt in hoever het staat met de dienstverlening richting hem. Echter zien we bij veel organisaties dat ze het volgende principe van zaakgericht werken uitspreken: Gemma-Principe-1 - ‘Onze gemeente handelt alle klantverzoeken, uitgezonderd vragen om informatie die direct beantwoord worden, zaakgericht af.’. Dit is een voorbeeld van een intern gerichte eis, uitgangspunt, intentie of doel waar het label principe op is geplakt, omdat er geen oorzaak-gevolg of werking wordt geduid die in de context altijd waar is. Met als gevolg dat met een dergelijk geformuleerd principe men zaakgericht werken lang niet altijd succesvol van de grond krijgt!

Beter zou zijn om als principe te formuleren: ‘Door altijd en overal via elk kanaal, locatie of werknemer het zaakgericht afhandelen van klantverzoeken met behulp van het MultiChannelMultiOfficeZakenSupport af te dwingen in onze organisatie en keten, wordt ervoor gezorgd dat klanten en medewerkers beter inzicht hebben in de voortgang en status van dienstverlening, waardoor klanten en medewerkers in de organisatie en keten minder fouten kunnen maken, eerder proactief reageren, met minder fouten worden geconfronteerd, een hogere satisfactie hebben en dat door de organisatie diensten sneller zijn te leveren tegen een hogere kwaliteit en lagere kosten.

Dit principe is waar in een context, mits er een MultiChannelMultiOfficeZakenSupport is. Ontbreekt die, dan valt alles in duigen. Met een dergelijk geformuleerd principe krijg je eerder zaakgericht werken van de grond. Je formuleert naast de voordelen die het concept produceert ook de randvoorwaarden die daarvoor nodig zijn. En daar ontbreekt het vaak aan in slecht geformuleerde principes.

(lees meer op research.paauwe.info en www.markpaauwe.com over voorbeelden van principes conform mijn denkwijze)

Kortom, het goede idee van de digitale kantoortuin zet mensen aan het denken en discussiëren, zoals mij. En dat helpt de EA-community weer een stuk verder.

Toegift:

Ondernemers (de cliënten van de architect) moet eerst maar eens wennen aan het principe van ‘concurrentievoordeel realiseren door inzet van informatie’.

Shortstatement van dit principe: Door informatie steevast te zien en in te zetten als belangrijkste productiefactor in het businessmodel, mogelijk gemaakt en afgedwongen met een optimale informatievoorziening, zorgt de onderneming ervoor dat de productie en afzet is te verhogen tegenover relatief lagere kosten betreffende leveranciers, partners, werknemers en klanten waarmee de onderneming in staat is concurrentievoordeel te behalen.

Reactie van Stichting Digital Architecture op 4 Mei 2012 op 16.09

Mark,

Als één van de auteurs van het rapport geef ik commentaar op enkele passages.

Ik mis, naast alle goede en inhoudelijke teksten, een overzicht van problemen die door bestuur, directie en management (zeg maar de ondernemende populatie in de organisatie) als pijnlijk ervaren worden in de huidige kantooromgeving.

Reactie van Stichting Digital Architecture op 4 Mei 2012 op 16.08

In hoofdstuk 3 (Digitale Kantooromgeving anno 2010) van het rapport worden enkele knelpunten besproken zoals deze naar voren zijn gekomen uit de gehouden enquete en gesprekken bij gemeenten en provincies. Punten die hier genoemd zijn zijn:

- Slechte communicatie over nieuwe technologie, wat funest is voor draagvlak en onzekerheid oplevert of deze past binnen bestaande context (van applicaties, gebruikers, informatie en processen).

- Geen uniformiteit in systemen en applicaties, waardoor veel koppelingen en beheer en onderhoud in technische zin, maar ook veel applicaties waar een gebruiker mee te maken heeft in zijn of haar werkzaamheden.

- Digitale documenten behandelen als papier achter glas, waardoor mogelijkheden onbenut blijven.

- Cultuur die niet digitally minded is, waardoor er wantrouwen is tegen nieuwe technologie, maar ook angst voor de mogelijkheden.

Genoemde knelpunten tonen volgens mij aan dat de huidige digitale kantooromgeving nog verre van efficiënt en effectief is.

Nieuwe denkbeelden zoals Het Nieuwe Werken, waar onder andere het plaats- en tijdongebonden aspect de "kantoortuin" een andere inhoud geeft, en Web 2.0 invloeden (qua mogelijkheden als opslaan in de "onbeperkte" cloud maar ook het denken over samenwerken/participeren) zijn hierbij bewegingen waar rekening meegehouden moet worden. Hier is een bepaalde verwachting van medewerkers èn een kans om de digitale kantooromgeving efficiënter en effectiever te maken. Belangrijkste boodschap is echter, regisseer deze digitale kantooromgeving en houdt hierbij rekening met de menselijk maat en werk vanuit een architectuur.

> In mijn visie zien we door de jaren heen dat ondernemers het werk door werknemers steeds slimmer willen laten uitvoeren, waarbij echter veel ondernemers onvoldoende goed in beeld hebben over welke menselijke capaciteit ze beschikken in hun organisatie en hoe goed ze die ondersteunen danwel aanwenden.

Mee eens, taak voor de regisseur!

> we denken in de richting van een concept als N2I2-‘Narrow-Nano-Intelligence-Infrastructure’,

Dit doet mij denken aan het concept "intelligent agents". Voor een deel van het werk zou dit zeker inzetbaar zijn, echter we moeten dus oppassen dat we niet weer een nieuwe techniek naar binnen rijden en opdringen aan gebruikers. Hoe past een dergelijk concept in de bedrijfscultuur, sluit het aan bij de capaciteiten en wensen (arbeidssatisfactie) van gebruikers. Vanuit een "werkplekarchictect" die de regie voert dient zo'n concept bekeken te worden en beoordeeld op aspecten.

> Beter zou zijn om als principe te formuleren: ‘Door altijd en overal via elk kanaal, locatie of werknemer het zaakgericht afhandelen van klantverzoeken met behulp van het MultiChannelMultiOfficeZakenSupport af te dwingen in onze organisatie en keten, wordt ervoor gezorgd dat klanten en medewerkers beter inzicht hebben in de voortgang en status van dienstverlening, waardoor klanten en medewerkers in de organisatie en keten minder fouten kunnen maken, eerder proactief reageren, met minder fouten worden geconfronteerd, een hogere satisfactie hebben en dat door de organisatie diensten sneller zijn te leveren tegen een hogere kwaliteit en lagere kosten.

Wat mij tegenstaat in de formulering van dit principe is de term (of concept?) MultiChannelMultiOfficeZakenSupport. Dit suggereert een bepaald type systeem wat noodzakelijk is zonder hier enige uitleg over te geven geeft het geen richting. Je Dragon1 short-statement versie "Decentraal inzicht en overzicht in informatie over en voortgang van het leveren van producten en diensten, zorgt voor meer begrip over en het beter kunnen leveren van producten en diensten." waar ook de voordelen naar voren komen spreekt mij dan meer aan.

Sponsoren

Sessies

15/16-11: Landelijk Architectuur Congres meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden