NAF interview met Arjen Boersma

Interviewers: Frank BaldingerDaan Rijsenbrij, 25 oktober 2012

Introductie van Arjen Boersma, Manager Informatiebeleid bij Prorail.

Arjen Boersma is, na 14 jaar gewerkt te hebben als consultant, sinds januari 2009 in dienst bij ProRail en sinds kort heeft hij de functie van Manager Informatiebeleid. Als centrale staf is Informatiebeleid verantwoordelijk voor o.a. de Enterprise Architectuur, de IT governance en Informatieplanning. Dit doet hij met een klein team van professionals die altijd op zoek is naar de balans tussen wat moet, wat kan en waar de organisatie behoefte aan heeft.

Algemene informatie Prorail:

ProRail is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. Ruim 4000 medewerkers zorgen ervoor dat elke dag, 24/7, 1 miljoen treinreizen worden gemaakt en 115.000 ton goederen op hun plaats van bestemming komen, over 7000 kilometer spoor.

Algemeen:In 2012 bestaat het NAF 10 jaar en telt meer dan 100 organisaties als lid.

Wij gaan een lustrumboek produceren ‘state-of-art architectuur 2012’ en presenteren dat op het LAC 2012. Een aantal onderwerpen die in onze activiteiten voor het NAF –lustrumboek naar voren zijn gekomen, willen wij hier bespreken. Daarnaast willen wij jou als Informatiemanager van Prorail vragen om aan te geven, wat jij zelf belangrijk vindt voor de verdere professionalisering van architecten en architectuurproducten.

Interviewers:Het eerste onderwerp is ‘Bouwen onder Architectuur’. Het wordt door architecten als ‘nog niet volwassen gezien’. Herken jij dat en welke verbeterslagen zijn er in jouw organisatie gemaakt en waar kan nog verder verbeterd worden?

Arjen Boersma: Ik herken dat absoluut. Ook wij hebben regelmatig een kloof tussen wat bedacht is en hoe het in de praktijk werkt.

Prorail kent de volgende organisatorische drie-eenheid: ICT-services, waar de architecten zijn gepositioneerd, Informatiebeleid, met o.a. de eindverantwoordelijkheid voor de Enterprise Architectuur en de BIM-organisaties (met de Business Informatiemanagers, de Business Informatie analisten en functioneel beheer), die onder de verschillende bedrijfseenheden vallen.

Informatie wordt steeds crucialer. Wat er buiten operationeel gebeurt, zowel historie als real-time, de actuele status van de infra en onze infraprojecten, zijn dagelijks nodig voor de treinbesturing en de bedrijfsvoering.

Juist over deze onderwerpen maken wij samen met de business de informatiestrategie en bepalen we ons beleid.

De architecten bij de ICT-services praten samen met de informatiemanager met de business. Aan die werkwijze is nog wel wat te verbeteren. De business informatiemanager verstrekt nu opdrachten aan de ICT, waar een architect het vaak in eerste instantie oppakt. De verbeterpunten die wij nu oppakken liggen op dit terrein: het meer samen formuleren in plaats van opdrachten verstrekken.

In een vroeg stadium bij de communicatie tussen businessmanager en de informatiemanager zou ook een architect betrokken moeten zijn. Hij kan meehelpen om op bepaalde punten door te vragen. Met zijn kennis van de huidige architectuur, het applicatie- en proceslandschap kunnen aspecten als haalbaarheid en maakbaarheid besproken worden.

Eigenlijk is de informatiemanager het geweten van de business samen met de architect. Zij moeten beiden goed zijn in ‘denken en doen’. Als zij beiden naar elkaar toegroeien en hetzelfde volwassenheidsniveau hebben, wordt de keten van business naar ICT kwalitatief sterk verbeterd. Zij houden dan beiden de lange termijn visie in de gaten en vertalen die door naar concrete projecten met een startarchitectuur. Zij moeten stevig in hun schoenen staan en af en toe ‘nee’ kunnen verkopen.

Die taken vereisen zowel inhoudelijke competenties als goede vaardigheden in de communicatie. Bekendheid met het informatiebeleid, de informatieplanning- en strategie en de huidige architectuur vormen samen de basis voor dat werk. Goede adviesvaardigheden moeten zorgen voor de klik. Wij hebben behoefte aan architecten in het voortraject met de benodigde goede adviesvaardigheden.

Het eindresultaat van een goede klik tussen businessmanager, informatiemanager en architect zal leiden tot een verbeteren van het ‘bouwen onder architectuur’.

Interviewers:Zijn er nog verbeterslagen nodig bij het ‘Bouwen onder Architectuur’ na een kwalitatief goed voortraject?

Arjen Boersma: De samenhang in de portfolio en de referentiearchitectuur voor de domeinen, is een aandachtspunt. Beiden moeten wij verbeteren. Projecten ontwikkelen nu vaak in het project de  referentiearchitectuur. Dit moet eerder een gegeven zijn, een ‘standaard’’ product.

Portfoliomanagement moet ‘onder architectuur’ gebracht worden. Architecten moeten daar ook hun rol in spelen.

Het zitten nu nog teveel dubbelingen in het werk om te komen tot:

  • een overkoepelend informatieplan en
  • het portfoliomanagement en
  • de referentiearchitecturen

Dat vereist inspanningen van de diverse actoren, die niet volgordelijk kunnen worden uitgevoerd. Veel activiteiten moeten parallel en in relatie tot elkaar bekeken worden.

Wij willen graag bereiken dat de architecten, informatiemanagers en analisten in samenwerking aan deze drie zaken werken.

Daarnaast werken wij met een projectstartarchitectuur (psa) als onderdeel van  een project initialisatie document (pid). De doorlooptijd van het opstellen van een psa willen wij verkorten o.a. door het op orde krijgen van de referentiearchitectuur. Het opstellen van een psa zou een standaard proces met een vaste doorlooptijd moeten zijn. Wij willen de doorlooptijd van (soms) maanden naar enkele weken terugbrengen. Anders verspillen wij te veel tijd en kosten bij ieder project dat opgestart wordt.

Als opdrachtgever kan je met een goede psa en pid op elk moment in het ontwikkelproces de status met de architecten en informatiemanagers bespreken en sta je niet voor verrassingen qua budgetoverschrijding achteraf.

Wij willen het ook uitbreiden met controlepunten onderweg en een evaluatie aan het eind van het project, om te kijken of dat wat bedacht is ook gerealiseerd is in de bouw.

Interviewers:Hoe kijk jij aan tegen de vaardigheden die de architect moet hebben, als de businessarchitectuur wordt uitgewerkt?

Arjen Boersma: Ik vind dat architecten meer als adviseur en gesprekspartner moeten kunnen functioneren. Er zit natuurlijk wel verschil in de vaardigheden afhankelijk van het type architect. Ik verwacht van infrastructuurarchitecten andere vaardigheden dan van business of domeinarchitecten aangezien de laatste vaker met de business om tafel zitten.

Over het algemeen mis ik regelmatig in de hele informatievoorzieningsketen de vaardigheden om te adviseren zonder dat gelijk in oplossingen gedacht wordt. Daardoor wordt de fase waarin de businessarchitectuur bedacht wordt, vaak verkort of zelfs overgeslagen omdat een oplossing meteen uitgewerkt wordt in de ICT-aspecten.

De architect die meewerkt aan een businessarchitectuur moet een uitgewerkte proceslaag en organisatielaag met al hun consequenties tot stand brengen. De architect moet in die fase, samen met de Informatiemanager ook beargumenteerd ‘nee’ kunnen verkopen, want als het in die fase te snel gaat en te snel naar een ICT-oplossing gezocht wordt, missen wij later teveel in het ontwerp en gaat het ook mis in de uiteindelijke implementatie in de organisatie. Die eerste fase is cruciaal voor het succes van de vervolgfasen.

De business heeft natuurlijk altijd haast en vindt die eerste fase vaak lastig of zelfs overbodig. De rol van het BIM en de architecten is om in die fase de business op de goede manier te overtuigen wat de gevolgen zijn van het te snel oppakken van het ICT-traject zonder de businessarchitectuur voldoende uitgewerkt is of consequenties goed in kaart zijn gebracht van een eventueel op te starten project.

Voor die fase zijn wij aan het kijken naar andere samenwerkingsvormen (bijv. een multidisciplinair team). Daar zitten o.a. de businessinformatieanalist, de IT-informatieanalist, de architect en de applicatie- en functioneel beheerder in. Zo borg je dat gezien vanuit het oogpunt van de applicatiebeheerder ook de eventuele lifecyclemanagement aspecten meegenomen worden.

Exploiteerbaarheid en onderhoudbaarheid zijn ook onderwerpen die in die eerste fase van belang zijn om te bekijken.

Wij hebben al een aantal goede ervaringen met deze manier van samenwerken en willen hier graag mee verder. Ook blijkt dat het fysiek op één locatie werken, enorm helpt. Ook dat vereist weer een volwassen samenwerkingsvorm.

Interviewers:Hebben jullie cursussen gepland voor de advies- en samenwerkingsvaardigheden van de architect en cursussen voor de verbetering van het teamwork?

Arjen Boersma: Ja, Er zijn binnen ICT’s al teamwork cursussen voor projectleiding gegeven en we willen dit eigenlijk ook gaan doen voor architecten, informatieanalisten en applicatieontwerpers. Voor architecten denken wij aan adviesvaardigheden om met de business beter verbinding te kunnen leggen.

De projectleiders hebben vorig jaar als eerste die training gevolgd en je merkt nu al het verschil.

Interviewers:Is iedere architect tot verschillende vaardigheden opleidbaar?

Arjen Boersma:Nee. Dit is natuurlijk afhankelijk van ieders’ competenties. Waar we in ieder geval mee willen starten zijn de architecten die vaak samenwerken met de BIM organisatie.

Interviewers:Wat zijn volgens jou de karakteristieken van een ideale architect?

Speelt certificering daarbij een rol?

Arjen Boersma: Nee, in eerste instantie zeker niet. Ik wil allereerst een transformatie teweegbrengen in de advies- en samenwerkingsvaardigheden in de hele informatievoorzieningsketen en dus ook bij de architecten.

Het niveau van de architecten wordt naast opleiding, bepaald door hun competenties en ervaring. Door dat beter te classificeren, kunnen wij bijvoorbeeld beter een onderscheid maken tussen een architect, een informatieanalist en een senior ontwerper. Daarmee kunnen wij vervolgens de taken toedelen aan de mensen die de juiste skills voor het type werk hebben.

Een ideale architect kan uiteindelijk per domein als initiator met een multidisciplinaire team een gedragen referentiearchitectuur tot stand brengen, waar de business ook de zingeving van inziet.

Wat dat betreft heeft de architect twee gezichten. Hij praat met de business en begrijpt hun probleem of kans in hun eigen termen. Hij is een sparring partner op het terrein van de businessproblematiek. Richting de realisatie heeft hij het overzicht m.b.t. de referentiearchitectuur en praat daarmee met ICT over hoofd- en detailontwerpen.

Dus de opdracht die een architect krijgt, is bijzonder complex en zwaar. Het is niet die slimme architect die alleen goed kan ontwerpen, maar ook iemand die verbinding kan leggen en ook bij het managementteam wordt uitgenodigd om mee te praten over de businessproblematiek.

Interviewers:Waar zou je die business- of enterprisearchitecten organisatorisch willen plaatsen?

Arjen Boersma: Daar denken wij nu ook over na, al ligt de nadruk nu veel meer op de samenwerking tussen de demand- en supply organisatie.

Afhankelijk daarvan kan je verder aan de organisatorische ophanging denken.

Het beleggen onder 1 verantwoordelijkheid heeft als voordeel dat je inzicht en overzicht over het geheel verkrijgt; sommige zaken eisen beslissingen over domeinen heen. Daardoor maak je het gezicht voor de business ook duidelijker.

De positie van de architecten is afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie en hoe die organisatie omgaat met architectuur. Wij zitten in een groeitraject. De positionering van de architect zou, als de volwassenheid in een aantal fasen is verbeterd, geen issue zijn. Dit stelt eisen aan de volwassenheid van zowel de demand- als de supply organisatie. Zover zijn we nog niet helemaal.

Interviewers:Is het werk van de businessarchitect afhankelijk van zijn kennis over één specifieke business of kan hij voor meerdere businessen werken?

Arjen Boersma: Wij hebben drie grote bedrijfseenheden..

  • (Infrastructurele) Projecten (denk aan stations, , tunnels, bruggen en nieuwe spoorlijnen)
  • Operatie (Verkeersleiding, Assetmanagement en ICT’s)
  • Vervoer en Dienstregeling (de optimale verdeling van de infracapaciteit )

Op dezelfde manier is de BIM-organisatie ingedeeld; daarnaast is er een BIM voor de centrale stafafdelingen ingericht.

Door de huidige verdeling over vier domeinen is het risico groot dat er vaak suboptimaal aan oplossingen gedacht en gewerkt wordt. Door na te denken over welke delen van de architectuur je deelt, kan je daarin veel verbeteren.

Dat zou dan ook betekenen dat de businessarchitecten alle domeinen moet kunnen overzien in samenhang. Uiteraard zal er een mate van specialisatie zijn maar nu is de kennis per domein nog te individueel.

Interviewers:Zijn er onderwerpen waarmee het NAF jou kan helpen. Bijvoorbeeld kennisdeling of speciale onderwerpen, waarvan jij vindt dat daar speciale aandacht voor nodig is.

Arjen Boersma: Een aantal zijn al genoemd, bijvoorbeeld eisen aan de competenties, de vaardigheden en de ervaring van de architect. Alhoewel ik wars ben van certificeren zou het NAF een herkenbaar kader kunnen opstellen voor architecten in Nederland, dat echter de ruimte biedt waarbinnen iedere organisatie haar detailinvulling kan toevoegen.

Ook het onderwerp scrum en architectuur is bij ons actueel om verder te onderzoeken. Bij een aantal Prorail-brede projecten speelt dat heel sterk. Kort-cyclisch bouwen onder lang-cyclische architectuurreferentiekaders staat op gespannen voet.

Voor architecten die met langetermijn-referentiekaders werken is het soms lastig om kort-cyclisch snel beslissingen te kunnen nemen. Er is immers vaak geen tijd om iets in detail en gedegen uit te zoeken.

Al deze onderwerpen zijn interessant om met elkaar te delen. Met specifieke rondetafelsessies of NAF-InSights kan je daar snel tot resultaten komen.

Interviewers:Wat betekent het NAF in het algemeen voor jouw organisatie?

Arjen Boersma: Met name onze leadarchitecten participeren in NAF-werkgroepen en bezoeken het LAC.

Die deelname stimuleren wij omdat wij met die ervaring in onze organisatie de vruchten kunnen plukken.

Naar de pagina State-of-the-Art Architectuur na 2012

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Sessies

15/16-11: Landelijk Architectuur Congres meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden