NAF interview met Maarten Smorenburg

Interviewers: Frank Baldinger, Daan Rijsenbrij, 19 oktober 2012

Introductie van Maarten Smorenburg, CIO Ministerie van EL&I, Dienst Regelingen

Maarten Smorenburg is sinds 2008 werkzaam bij Dienst Regelingen, eerst als directeur Financiën en vanaf begin 2012 als waarnemend algemeen directeur. In het directieteam van DR vervult hij tevens de rol van CIO. Hij is sinds 1987 werkzaam in de Rijksdienst, in diverse functies bij het voormalige ministerie van LNV (sinds 2010 onderdeel van het ministerie van EL&I).

Algemene informatie EL&I, Dienst Regelingen:

Dienst Regelingen (DR) is een agentschap van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. DR voert in opdracht van het ministerie van EL&I en andere overheden (met name porovincies) ca. 160 Europese en nationale regelingen uit op het terrein van landbouw en natuur. DR is erkend Europees betaalorgaan.

Bij de dienst werken zo’n 1000 medewerkers (exclusief een flexibele schil van enkele honderden uitzendkrachten), verdeeld over vestigingen in Den Haag, Assen, Deventer en Roermond. Dienst Regelingen zal de komende jaren fuseren met AgentschapNL.

Algemeen:In 2012 bestaat het NAF 10 jaar en telt meer dan 100 organisaties als lid.

Wij gaan een lustrumboek produceren ‘state-of-art architectuur 2012’ en presenteren dat op het LAC 2012. Een aantal onderwerpen die in onze activiteiten voor het NAF –lustrumboek naar voren zijn gekomen willen wij hier bespreken. Daarnaast willen wij je als CIO vragen om aan te geven, wat je zelf belangrijk vindt voor de verdere professionalisering van architecten en architectuurproducten.

Interviewers:De architecten hebben vanuit enquêtes en ronde tafels aangegeven dat ze ‘Bouwen onder Architectuur’ ondanks 30 jaar evolutie nog steeds niet volwassen genoeg vinden.

Herken jij dat? Wat voor verbeteringen zijn op dat onderwerp bij de Dienst Regelingen de laatste jaren doorgevoerd?

Maarten Smorenburg:Bij onze organisatie staat het uitgangspunt ‘Bouwen onder Architectuur’ allang niet meer ter discussie. Ook in onze komende fusie met agentschap NL (Ministerie EL&I) merken wij dat dat uitgangspunt bij hen ook allang niet meer ter discussie staat.

Ik constateer nog wel een behoorlijke afstand tussen het architectuurdenken en de business (het primaire proces). Wij hebben de afgelopen tijd die twee werelden dichter bij elkaar proberen te brengen. Het spreken over architectuur tussen business en architecten vraagt aan beide kanten inspanningen.

Het vraagt aan de architecten dat zij moeten afdalen. Zij moeten weg uit hun conceptuele manier van denken naar de operaties van de business; een soort ‘reality check’. De business moet afstand nemen van het oude denken met ingesleten businessprocessen en werkwijzes. Jezelf open stellen voor een nieuwe manier van werken is daarbij belangrijk.

Vanuit die twee groepen hebben wij een brug geslagen om verbinding in het denken tot stand te brengen. Architecten hebben een adviesfunctie, maar in dit toenaderingsproces hebben wij hen bewust in de ‘lead’ gezet. De architecten gaven wij de opdracht met nieuwe ideeën te komen. Daarbij zijn bijvoorbeeld onze nieuwe uitvoeringsprincipes aan de orde geweest.

Zij hebben een white paper geproduceerd en een overzichtsplaat gemaakt ter verduidelijking. Daarbij wilden wij meteen zien hoe de transitie van ‘oude’ naar ‘vernieuwde’ uitvoeringsprocessen zou moeten plaatsvinden.

Dus niet een mooi eindplaatje alleen, maar ook moest de vraag beantwoord worden ‘hoe kunnen wij in stappen migreren?’.

Zij hebben dus niet vanuit de zijlijn of achteraf adviezen gegeven, maar zijn echt in de ‘lead’ geweest in dat proces. Zij werden daardoor ook in de positie gebracht om het nieuwe ontwerp aan de lijnmanagers te vertellen en in discussie te gaan. Dat vraagt uiteraard naast vakinhoudelijke competenties ook sterke communicatieve vaardigheden van de architect.

Interviewers:Wat is jullie ervaring in deze aanpak met jullie architecten? Zijn er architecten die daardoor bijgeschoold moesten worden?

Maarten Smorenburg:Wij hebben in het architectenteam alle competenties die nodig zijn, maar niet alle competenties in één persoon. Wat wij nog misten in het traject is, wat ik maar noem, de ‘reality-check. Dat is niet eenvoudig. Het spreekwoord is niet voor niets: ‘the devil is in the details’. Dus hoe kan je vaststellen of het voorgestelde ontwerp, en de transitie, haalbaar en maakbaar zullen zijn?

Het testen door alle fasen heen, moet ook aan het begin plaatsvinden. De ‘reality check’ in de idee- en planvormingsfase hebben wij niet tot in detail uitgevoerd.

Interviewers:Wat voor consequenties heeft dat tot gevolg?

Maarten Smorenburg:Wij zijn nu in de implementatiefase en merken dat wij een aantal zaken onderschat hebben. Met name wat betreft de kennis ‘van de business bij de business’, deze blijkt nog heel veel in hoofden te zitten en is verschillend, en soms ook niet volledig, beschreven.

Nu wij met de nieuwe hulpmiddelen, zoals ‘standaard’ workflowmanagement en de inzet van een rule-engine, aan de slag gaan, levert dat knelpunten op.

Wij hadden aan het begin moeten checken wat voor energie het kost om die kennis te beschrijven of te formaliseren. Het is wel zo dat onze functionele beheerders waar wij er tientallen van hebben heel veel kennis van de business hebben opgebouwd. Die kennis is ook nodig voor de nieuwe aanpak en de migratie. Dus ik ben positief over het vernieuwingsconcept, maar in ons enthousiasme hebben wij de nieuwe manier van werken wellicht te snel omarmd.

Interviewers:Wat zijn de ‘lessons learned’ voor de volgende keer?

Maarten Smorenburg:Ik sta helemaal achter de nieuwe manier van werken, maar heb een paar verbeterpunten. Het is belangrijk de architecten aan de voorkant te blijven betrekken en de lijnmanagers in die conceptuele fase mee te nemen voor de cocreatie.

Maar wat wij niet moeten vergeten is de kennis van de huidige systemen, die voor een groot deel bij de functionele beheerders zit, ook aan de voorkant in te zetten.

Zij zijn nog steeds cruciaal. Niet alleen vanwege de businesskennis, die zij hebben, maar ook in verband met migratie-aspecten.

Zo kan bouwen onder architectuur verder verbeterd worden met een sterkere reality-check aan de voorkant.

Interviewers:Interessant, die reality-check. Zou dat als instrument door anderen bij de overheid ook gebruikt kunnen worden.

Maarten Smorenburg:Ja, ik denk zelfs dat dat moet! Maar wij hebben nu nog te weinig onze ideeën uitgewerkt om een volwassen aanpak van de reality-check met anderen te delen. Het vereist ook veel van de competenties van architecten. Ik vind toch dat het vak volwassener is geworden. Maar de vraag aan architecten ‘Jullie nieuwe architectuur ziet er goed uit, maar vertel eens wat over maakbaarheid, haalbaarheid, kosten/baten, etc.’ blijft toch nog wel eens onbeantwoord. Architecten vinden het lastig in zo’n werkomgeving met goede antwoorden te komen. Wij zullen daarom ook langzamerhand kengetallen moeten gaan verzamelen.

Interviewers:Hoe is jullie ervaring met agile ontwikkeling? Met name de relatie tussen cocreatie en iterative architectuurontwikkeling?

Maarten Smorenburg:Wij zijn volop met agile ontwikkeling aan de gang. In de aanpak met scrumsprints, bepalen wij globaal de architectuur vooraf en tijdens het traject zelf werken wij dat in detail nader uit. Ook de businesskennis wordt met de agile aanpak goed uitgewisseld binnen het ontwikkelteam met de product owner. Het borgen van die kennis kan stap voor stap worden ingevuld. Het valt overigens niet mee om alle regels op de verschillende abstractieniveaus op een rij te krijgen, tijdens de scrumsprints. Wij zullen omdat wij net beginnen met Scrum samen met DICTU, onze leverancier, nog een leercurve door moeten gaan. Door deze agile aanpak is het onderwerp ‘bouwen onder architectuur’ automatisch ook aan revisie toe. De infrastructurele component van onze architectuur moet bij agile vooraf beter uitgewerkt worden, dat is immers niet incrementeel op te pakken. Eigenlijk geldt dat, voor alles, dat veilig en stabiel dient te zijn.

Interviewers:Proberen jullie niet teveel in één keer te veranderen?

Maarten Smorenburg:Dat is zeker een risico. Ook als je bedenkt dat wij onderweg in de afgelopen 3 jaar ook organisatiewijzigingen hebben doorgevoerd. Nu staan wij weer voor een fusie en kunnen de ‘lessons learned’ weer meenemen. Het Agentschap NL heeft hetzelfde profiel, wat betreft de borging van kennis van de business. Zij kunnen dus bij de fusie meeliften op onze leercurve.

Interviewers:Hoeveel architecten werken er voor Dienst Regelingen?

Maarten Smorenburg: Er werken 3 architecten in de CIO-office voor de conceptuele fase. Dat is genoeg. Voor diverse projecten kan ik architecten tijdelijk inhuren.

Interviewers:Wat verwacht jij van een goede architect? Daarmee bedoelen wij zijn competenties en vaardigheden om een goede opbrengst te waarborgen.

Maarten Smorenburg:Dat is moeilijk in geld uit te drukken. Het succes zit in de combinatie van competenties en vaardigheden. De architect moet een toekomstvisie en -plaat kunnen ontwikkelen en daarbij in staat zijn dat uit te leggen aan en mee te denken met de lijnorganisatie. Het is natuurlijk meer dan uitleggen. Er zal met de belanghebbenden vaak een dialoog ontstaan waarbij de architect stevig in zijn schoenen moet staan en in eenvoudige woorden moeten kunnen overtuigen. In de fasen erna is de architect stevig betrokken bij het opstellen van de psa, en later bij de transitie. The proof of the pudding is in the eating, dus hij is ook betrokken bij de implementatie. Over de volle breedte moet hij zijn toegevoegde waarde laten zien. Architecten die alleen in de conceptuele fase aan het begin werken, daar hebben we niet veel aan.

Interviewers:In een aantal organisaties krijgt de architect de architecturele verantwoordelijkheid over de gehele life-cycle van het systeem, dus inclusief het onderhoud. Hoe is dat bij jullie geregeld?

Maarten Smorenburg:Wij hebben de businessdomeinen van de Dienst Regelingen verdeeld over de architecten. Zij zijn betrokken, maar hebben een wisselende rol tijdens het realisatietraject. Die rol moeten wij nog wat beter aanscherpen. De architecten moeten zeker niet de projecten aansturen, maar hebben wel een zware adviserende rol en ze moeten escaleren als er naar hun mening teveel afgeweken wordt van wat wij eigenlijk wilden. Advisering vanaf de zijlijn is niet voldoende. Wij willen dat de business in de sturende rol zit bij de realisatie. Het is een beetje zoeken naar de juiste balans, en dat is ook afhankelijk van de performance van de individuele architect zelf.

Interviewers:Op de glijdende schaal van ‘zijdelings betrokken zijn’ tot ‘de lead hebben’ zijn er natuurlijk mengvormen tijdens het implementeren. Zou je naast escaleren, indien nodig, de architect niet meer willen laten verbinden? En dat niet alleen tijdens het voortraject, maar juist ook tijdens de implementatie?

Maarten Smorenburg:Ja, met name ook over projecten heen op tactisch niveau is het op tijd signaleren van risico’s en knelpunten belangrijk. Daar wil ik eigenlijk meer van de architecten dan wat tot nu toe geleverd wordt. Ook als het stoppen van een project nodig is, wil ik dat advies van de architect horen. Dus het verbinden over diverse projecten heen, is iets waar wij nog in kunnen verbeteren. Dat is ook nodig omdat wij met minder middelen moeten opereren. Wij kunnen daarom geen mankracht en budget verspillen.

De fundamentele vraag durven stellen: ‘Moeten wij niet met dat project stoppen?’ daar gaat het dan ook om. De architect moet dan op de goede manier de strijd opzoeken.

Interviewers:De architecten starten soms discussies over principes, waaraan geweld wordt gedaan.

Dat is niet de volledige discussie die moet plaatsvinden. De eigenlijke discussie gaat toch over het geheel en de mogelijke desinvesteringen later door het niet volgen van de principes?

Maarten Smorenburg:Ja, ik wil weten wat de consequenties zijn van het niet volgen of afwijken van een principe. En wel uitgedrukt in geld wat het later (na implementatie) kost door desinvesteringen, rework, wijzigingsverzoeken, etc. Dan zou je de afwijking toch nog kunnen sanctioneren, maar je hebt dan wel een bewuste keuze gemaakt die voor iedereen helder is.

Interviewers:Uit je ideeën blijkt dat een architect niet iemand is die vanuit HBO of Universitaire opleiding direct aan de slag kan gaan. Er is toch veel praktijkervaring nodig om op die manier te kunnen functioneren? Kan je iets over zijn profiel zeggen?

Maarten Smorenburg:De architect moet aantoonbaar stevige praktijkervaring hebben. Dat kan ook bij de business/lijnorganisatie opgebouwd worden. Je moet bij ons bijvoorbeeld weten hoe een subsidieregeling werkt qua inhoud en proces.

Hij moet in staat zijn de reality-check vooraf (dus in de conceptuele fase) te kunnen uitvoeren. Dat betekent dat hij in systeemontwikkeling gewerkt moet hebben. Ontwerp, codering, test- en acceptatietest moeten voor hem bekend terrein zijn.

Zijn inlevingsvermogen komt niet omdat hij zich door anderen iets laat vertellen. Uit ervaring kan hij zich een beeld vormen over de noodzakelijke werkzaamheden na de architectuur.

Interviewers:Hoe kan het NAF jou helpen bij de professionalisering van de architecten en bij de verbetering van het architectuurproces?

Maarten Smorenburg:Wij hebben bad, good en best practices achter ons en hebben veel slagen gemaakt. Wij zijn bij de overheid nu veel meer gericht op de transitie naar een procesgerichte organisatie. Die kennis, in de vorm van best-practices, inclusief kosten/baten, zouden wij willen delen in de NAF-community.

Ook ben ik benieuwd naar praktische inzichten in de zogenaamde scheiding van de ‘know’ en de ‘flow’. Met name geïmplementeerde oplossingen en de praktijkervaring, is voor de Dienst Regelingen een interessant onderwerp om met anderen ervaringen te delen. Het is een gebied waar veel overheidsinstanties zich verder in ontwikkelen. Denk aan UWV, Belastingdienst, Agentschap NL en wijzelf. De know zijn de wetten en regelingen etc. De flow kan veranderen als je organisaties samenvoegt. Dus wat werkt er nu bij welke organisaties, dat is interessant.

Interviewers:Het NAF zou dit onderwerp kunnen oppakken en op een NAF-insight met een aantal eindgebruikers organiseren.

Maarten Smorenburg:Goed idee, ervaringen tot en met de realisatie zou ik daar willen delen. Ook wat betreft ROI, kosten/baten, tooling, etc. Zo uniek is ons bedrijfsproces ook weer niet. De Nederlandse overheid verstrekt subsidies en bijdragen via een aantal organisaties. Te denken valt aan UWV, SVB, Belastingdienst, DUO, Dienst Regelingen. Het zou mooi zijn als wij daar kennis gaan delen. De vraag: “hoe goed werkt het na de implementatie” zou ik daar centraal willen stellen.

Interviewers:Hoe zou het NAF met de professionalisering van de architecten kunnen helpen?

Maarten Smorenburg:Mijn wens zou zijn het profiel van de architect breder te maken. Waar wij het eerder over gehad hebben: competenties en ervaringen, maar ook vaardigheden verder uitwerken. Het door alle fasen heen (conceptueel, transitie, implementatie) scherper maken van de activiteiten en verantwoordelijkheden van de architect. Daar zouden wij ook best practices willen delen. Maar laat de verhalen vooral praktisch zijn. Dus geen methodediscussies, frameworks en dergelijke.

Wij zijn ook geïnteresseerd in typologie van organisaties in relatie tot het aantal en het niveau van de benodigde architecten. De business- of enterprise-architecten zijn schaars en duur, dus wij zijn geïnteresseerd in Nederlandse benchmarks op dat gebied.

Ik zou verder niet weten hoe dat ingericht zou moeten worden, maar een soort pool van architecten waar het Rijk uit kan putten, zou misschien een aardig onderwerp kunnen zijn, om naar te kijken.

Antwoord interviewers:Dat laatste kan via het NAF als vereniging zonder winstoogmerk, maar misschien kan het eenvoudiger met het E-zine ‘Via Nova Architectura’, waar een Job Corner wordt ingericht. Ook ZZP’ers zouden zich daar kunnen aanmelden. Daarbij moet dan wel het profiel van de architecten duidelijker en transparanter worden.

Maarten Smorenburg:Al met al denk ik dat het werkgebied van de architect steeds belangrijker wordt, maar dat wij er nog te weinig uithalen. Wij zijn er nog niet. Het interesseert me wel hoe architecten daar zelf tegen aan kijken.

Antwoord interviewers:Veel architecten willen graag bij de business aan tafel komen maar dat gebeurt nauwelijks. Zij voelen dat zij iets missen om gevraagd te worden mee te discussiëren. Het volgen van opleidingen op advies- en samenwerkingsvaardigheden zou een oplossing kunnen zijn. Nu komt veel van het ‘liaison-officer’ spelen op de schouders van de CIO. Dat is niet wenselijk en daar moet verbetering in komen. Een andere oplossing zou dus kunnen zijn dat een chief architect, die als een schaap met 5 poten, dat soort zaken voor de CIO oppakt.

Een CIO is van huis uit natuurlijk meer een manager. De chief architect is inhoudelijk, maar kan ook verbinding leggen binnen de organisatie met de belanghebbenden. Qua persoonlijkheid zijn het wezenlijk verschillende profielen. Maar er moet wel een klik zijn tussen die twee, anders werkt het niet.

Interviewers: Wij merken in onze architectuurinterviews, dat CIO’s op hoofdlijnen drie varianten kiezen of hebben gekozen:

  1. De chief architect heeft een goede klik met de CIO en de business. Hij kan verbinding leggen, maar weet niet al teveel van de inhoud. Hij haalt inhoudelijke architecten erbij als dat nodig is.
  2. De chief architect heeft een goede klik met de CIO en de business, en weet veel van de inhoud vanuit zijn praktijkervaring. Hij brengt van nature goede advies- en samenwerkingsvaardigheden mee.
  3. De chief architect weet veel van de inhoud maar is/wordt door coaching, training-on-the-job in stappen bijgeschoold in advies- en samenwerkingsvaardigheden en kan verbinding leggen.

Aan welke van deze drie profielen geef jij de voorkeur?

Maarten Smorenburg: De eerste categorie in elk geval niet. Daar komen ongelukken van. Ik geef de voorkeur aan een chief architect die praktijkkennis en ervaring uit de business heeft, en in staat is de verbinding te maken en te houden met die business.

Naar de pagina State-of-the-Art Architectuur na 2012

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Sessies

15-02: GIA sessie over digitale transformatiespel meer...

19-03: NAF Insight met Jeanne Ross meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden