NAF interview met Pascal Kolkman

Frank Baldinger en Daan Rijsenbrij, 9 september 2012

Introductie van Pascal Kolkman, Waarnemend CIO Ministerie EL&I. Pascal Kolkman is in dienst bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij het onderdeel ‘I-Interim Rijk’. Dat is een rijksbrede pool die opgericht is voor de bemensing van interim project- en programmamanagement, maar ook architectuur(-management) binnen de topprojecten van de overheid.
Hij is gedetacheerd als waarnemend CIO voor EL&I. Voorafgaand daaraan heeft hij de ICT-integratie binnen EL&I ter hand genomen. Daarbij speelt architectuur een belangrijke rol. Pascal Kolkman zit vanuit EL&I in het ICCIO, in de CIO-Raad van het ministerie en is manager van het CIO-Office van EL&I.
Door de aard van zijn taken, met integratie als aspect, komt steeds weer architectuur als belangrijk onderwerp naar voren.

Algemene informatie Ministerie EL&I:
Het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) staat voor een ondernemend Nederland, met een sterke internationale concurrentiepositie en met oog voor duurzaamheid. EL&I komt voort uit de fusie tussen het voormalige Ministerie van Economische Zaken en het voormalige Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Naast een algemene bijdrage aan de I-strategie van het rijk, is EL&I o.a. ook portefeuillehouder van de Digitale Agenda t.b.v. het bedrijfsleven.

Interviewers:In de NAF kwantitatieve enquête en de rondetafelsessies kwam naar voren dat de meerderheid van de architecten ‘bouwen onder architectuur’ nog (steeds) niet volwassen vindt. Kan jij daarop reageren?

Pascal Kolkman: Ja, dat beeld deel ik wel. Het is overigens wel interessant om te weten, waarom de respondenten op die manier geantwoord hebben. Ik denk dat het te maken heeft met de enorme veranderingen die zich binnen organisaties voltrekken.
Laat ik EL&I als voorbeeld nemen. Wanneer twee ministeries worden samengevoegd die elk activiteiten aan applicatie- en portfolio-management hebben ontplooid, en daarin elk op weg zijn om services te verbeteren, dan betekent samenvoeging dat er eerst een pas op de plaats nodig is. We bekijken dan welke tijd wij hebben om een ideaal toekomstplaatje neer te zetten. En bepalen vervolgens wat we kunnen doen in de tussentijd. Soms zelfs in afwijking van het eindplaatje (de ideale doelarchitectuur) moeten de mensen zo snel mogelijk aan de slag kunnen gaan om geen tijd te verliezen. Er ontstaat daardoor een spanning tussen wat je als ideaal wilt bereiken en de enorme behoefte om in korte tijd slagen te maken. Dan kan het zo zijn dat een tijdelijke afwijking van de ideale doelarchitectuur onvermijdelijk is, omwille van de snelheid. Ik zal een voorbeeld bij ons noemen.
Er waren bij de samenvoeging bij EL&I twee documentmanagementsystemen in gebruik. Ze waren van dezelfde leverancier en draaiden op hetzelfde platform. Maar je kunt die twee systemen niet los zien van de context, waarin ze tot stand gekomen zijn. Zoals afhankelijkheden van de werkplek en de relatie met andere systemen.
De projectstartarchitectuur voor de samenvoeging is gemaakt, maar toch hebben wij besloten een eerste snelle slag te doen ten gunste van de integratie van de organisatieonderdelen. Daarbij weten wij dat de verder benodigde vervolgstappen buiten de scope worden geplaatst en die bij de vervolgfase bekeken worden.
Je werkt zo in snelle tijd naar een eerste plateau, waarna moet worden bepaald hoe je een volgend plateau gaat bereiken. Het is dan vaak lastig voor een professionele architect om binnen het eerste plateau, het realiseren van het mooie eindbeeld niet direct verwezenlijkt te zien.

Interviewers:Heb jij bij de integratie gebruik kunnen maken van het idee van de compacte overheid?

Pascal Kolkman: Jazeker. Wij kijken steeds of wij aan kunnen sluiten op de rijksbrede ontwikkelingen. Wanneer dit niet kan, gaan wij eerst intern harmoniseren.
Om voorbeelden te noemen: Na de samenvoeging hebben wij opnieuw moeten aansluiten op de personeelsadministratie van het Rijk (P-Direkt). EZ en LNV hadden dat al ieder afzonderlijk gerealiseerd. Dat hebben wij gedeeltelijk kunnen hergebruiken.
Rondom het Intranet is hetzelfde gebeurd. Er was een EZ-web en een LNV-web. Nu is het EL&I brede intranet onderdeel van het Rijksportaal.

Wij bewaken de lange termijn visie van een architectuur en bekijken wat op korte termijn nodig en mogelijk is. Vervolgens relateren wij dat aan de overige projecten die al lopen. Dat brengt ons helderheid in wat het komende half of één jaar te doen is. Eigenlijk is deze aanpak leidraad voor de vele integratietrajecten binnen EL&I. Het is onze kijk op hoe je ‘bouwen onder architectuur’ volwassen maakt. Voor al deze projecten geldt dat een PSA gemaakt wordt en een overkoepelende architectuur voor het geheel waarin de onderlinge relaties helder gemaakt worden.
Wij houden dus steeds de planmatige aanpak met plateaus in gedachten. Eerst kijken wij naar de mogelijkheid van het aansluiten op een rijksbrede activiteit of systeem.

Interviewers:Als je van het niveau van programmaplanning terugschaalt naar het microniveau van ‘bouwen onder architectuur’ binnen een project, komt bij mij de vraag op: ‘welke voordelen heeft dat jullie opgeleverd?’

Pascal Kolkman:Nogmaals, ik herken de uitspraak ‘bouwen onder architectuur is nog niet volwassen’. In projecten met een bepaalde doorlooptijd waar iets tastbaars opgeleverd moet worden, zal gekeken worden naar wat haalbaar is. Dat kan afwijken van het ideaalbeeld. Je moet op dat moment duidelijke afspraken maken waar wel en niet afgeweken wordt van de bedoelde architectuur. Als bijvoorbeeld een bepaalde koppeling niet gerealiseerd kan worden, omdat bepaalde componenten niet beschikbaar zijn, dan wordt dat gemeld. Het wordt opgeschreven, dat dit in afwijking is met dat wat wij voor ogen hadden. En dat verdwijnt natuurlijk niet. Dat komt op de to-do lijst voor de komende periode. Zo wordt met een goede change-request procedure de controle niet uit handen gegeven en sturen we op het bereiken van het eindplaatje.

Maar er is meer nodig. Ten eerste is binnen het Rijk gewerkt aan een rijksbrede architectuur (de Enterprise Architectuur Rijk, EAR). Wij gebruiken deze architectuur bij afwegingen binnen EL&I. Zo kunnen wij ook een verbeterslag op de portfolio’s van ex-EZ en ex-LNV aanbrengen. Dat is zowel project- als applicatieportfolio management. Hierbij worden de 1000 tot 1500 applicaties die bij EZ en LNV geïmplementeerd zijn, geanalyseerd en waar mogelijk gesaneerd. Daarnaast wordt uiteraard bekeken waar wij ons geld aan uitgeven. De sturing op projecten en hun bijdrage aan de ondersteuning aan onze processen, staat daarbij centraal. Dat kan ook betekenen dat systemen uitgefaseerd worden. Wij sturen dat vanuit de CIO-raad van EL&I.

Interviewers:Het ‘bouwen onder architectuur’ heeft nog een ander aspect, namelijk het technisch ontwerp en de bouw. Hoe wordt dat door jullie bestuurd?

Pascal Kolkman:Onze implementatie wordt door een interne dienstverlener de DICTU verzorgd. De CIO werkt aan de informatievoorzieningskant, de DICTU werkt aan de ICT- en technologiekant. DICTU werkt inmiddels voor bijna alle onderdelen van ex EZ en ex LNV, en ze zijn bezig voor geheel EL&I de ICT-service te verbeteren. Door de uitbreiding naar de twee kavels van ex-EZ en ex-LNV, bekijken ze, hoe op een flexibeler manier hun werk vorm kunnen geven. Bovendien gaat DICTU haar werkterrein verbreden, omdat ze zich ook gaat richten op een tweetal rijksbrede terreinen, namelijk de dienstverlening voor een aantal uitvoeringsorganisaties en inspectiediensten.

De PSA wordt door een architect onder regie van de invoeringsorganisatie opgesteld. Hij kan uit de DICTU organisatie worden ingehuurd. Hij blijft alleen in het geval van grote projecten verbonden voor de gehele levensfase (inclusief onderhoud).

In onze CIO-office zitten de architecten die vooral aan de businesskant opereren. Zij werken zowel op de scheidslijn van de lijn- en de IV-organisatie, als op de scheidslijn tussen de IV- en de uitvoeringsorganisatie.

Architecten worden met name aan het begintraject ingezet, maar ook bij de controle gedurende en op het eind, om te kijken of er is opgeleverd wat is afgesproken. De beoordeling van het functioneel en technisch ontwerp hoort daarbij.
Door de verschillen van de werkwijzen van EZ en LNV is het wel een hele klus om het ‘bouwen onder architectuur’ op eenzelfde manier aan te pakken. EZ en LNV hadden voor de fusie namelijk verschillende werkwijzen. Dus daar is nog wat verbetering te halen. De fusieproblematiek verzwaart tijdelijk het verbeteringsproces.

Interviewers:Veel architecten spreken uit dat zij behoefte hebben om opleidingen te volgen op het gebied van advies- en samenwerkingsvaardigheden boven technisch inhoudelijke onderwerpen. Is dat herkenbaar?

Pascal Kolkman: Ja, dat is herkenbaar en er zijn stappen genomen. De mensen in ons CIO-office die zich met architectuur bezighouden, kunnen opleidingen volgen. Een aantal heeft TOGAF-certificering. Daarnaast wordt ook het rijksbrede curriculum CIO-adviseur gevolgd. Zij houden zich niet alleen met architectuurvraagstukken bezig, maar ze komen ook in aanraking met bestuurlijke vraagstukken in het politieke krachtenveld.
Anders gezegd, een goede architect is een schaap met 5 of 6 poten. Er worden hoge eisen gesteld aan het analytisch vermogen voor het overzicht over het te beschouwen gebied. Dit is ook belangrijk om impactanalyses bij veranderingen aan te kunnen geven, en daardoor een goed advies te verstrekken. Wat wij dan ook nodig hebben is een krachtige persoonlijkheid, die tegenwicht kan bieden aan de waan van alledag. Als de architecten vanuit de technische kant doorgroeien, kunnen ze inhoudelijk overzicht bieden, maar dan is vaak aanvulling nodig op het gebied van adviesvaardigheden. Zijn ze goed op het gebied van de advies- en samenwerkingvaardigheden, dan kan het weer nodig zijn om de inhoudelijke onderbouwing extra aandacht te geven. Het is dan ook de kunst om een team samen te stellen met verschillende competenties en vaardigheden. Door elkaar aan te vullen ontstaat uiteindelijk een goed werkend team, waarbij de teamleden elkaars krachten gebruiken. Het verandert het vakgebied van ontwerpen, engineering en architectuur naar een vakgebied dat interdisciplinair opereert.
Interdisciplinair handelen is ook nodig omdat de praktijk van alledag inzicht vereist in bestaande systemen. De benodigde vernieuwingen worden in het licht van doelarchitecturen en services bekeken, en tevens vertaald naar de dagelijkse praktijk van de huidige systemen. Als je op dat snijvlak goed wilt sturen, vraagt dat heel veel van de inhoudelijke competentie en de advies- en samenwerkingsvaardigheden van het architectenteam. Wat generiek is ontworpen, moet dan in detail bekeken worden om eventuele afwijkingen te onderbouwen en toe te staan.

Interviewers:Zijn er om de teams beter te laten functioneren, speciale opleidingen ingezet op het gebied van teambuilding en teamsamenwerking?

Pascal Kolkman:In onze fusie van EZ en LNV, hebben wij ingepland om de samenwerking van de diverse architecten (zoals CIO-office, DICTU en ICT bij Bedrijfsvoering) verder onder de loep te nemen. Maar eerst moeten wij de voor de fusie benodigde organisatorische allocatie van de diverse architectuurfuncties, taken en applicaties bekijken in het licht van de toekomstige plannen.

Interviewers:Het NAF heeft als doelstelling ‘het verbeteren van de professionaliteit van de architect’. Wat is in jouw ogen de rol die het NAF zou moeten spelen om de professionaliteit bij de architecten te verbeteren en daarmee ook de architectuur zelf?

Pascal Kolkman: Allereerst is de vraag relevant: wanneer is iemand architect? Daar is mij geen standaard certificatie voor bekend. De centrale vraag: waarom doen wij aan architectuur is simpeler te beantwoorden. Architectuur moet drie doelen hebben:
1. Overzicht over het geheel;
2. Inzicht in de afzonderlijke delen en de relatie tot elkaar;
3. Het bieden van sturingsmogelijkheden voor verbeteringen.
Als er bijvoorbeeld meerdere applicaties zijn die hetzelfde proces ondersteunen, wil je weten of dat zo moet blijven of niet. Een mogelijke ingreep heeft alle drie aspecten in zich.

Het belangrijke punt dat jullie aanraken is dat als je niet vastgelegd hebt wat een architect doet en wat hij moet kunnen, je dus ook niet weet welke eisen je aan een architect moet stellen. Daardoor wordt het vakgebied diffuus en wordt het tijd dat er meer scherpte ingebracht wordt. Het vakgebied is te belangrijk om er zo mee om te gaan. Het wordt tijd om in de functiedefinitie en de opleiding een paar vervolgstappen te gaan zetten.
De rol van het NAF zou daarbij belangrijk kunnen zijn. De vraag moet gesteld worden wil het NAF alleen een nationaal platform zijn of ook kwaliteitseisen en toetsen vastleggen die standaardisatie teweeg brengen. Dat verbetert de volwassenheid van het vakgebied architectuur en de architect in het bijzonder. Het hoeft dus niet certificatie te zijn, maar veel meer een set van eenduidige en uniforme toetsingscriteria, waarmee organisaties aan de slag kunnen. Daarmee kan je voor je eigen organisatie een beperkt aantal architectrollen definiëren. Wat is een businessarchitect, een informatiearchitect en een applicatiearchitect bijvoorbeeld. Wat je nu tegenkomt is een allegaartje van titels op visitekaartjes. Het vraagstuk om hier meer scherpte in te kunnen brengen kent belangen van zowel de overheid, het bedrijfsleven en het NAF; wij zouden hierover van gedachten kunnen wisselen.

Interviewers: Wij hebben in de NAF-rondetafelsessie over businessarchitectuur gemerkt dat er een aantal bekende leveranciers zijn voor wie ieder afzonderlijk het volledig duidelijk is wat businessarchitectuur inhoudt. Maar ga je ze vergelijken dan zijn er veel verschillen in aanpak, architectbenamingen, etc. Wil je daarin duidelijkheid verkrijgen dan moet met een eenduidig kader vergeleken kunnen worden. Hierin zouden dimensies tot uiting kunnen komen als: strategisch versus tactisch, zingeving versus vormgeving, demand versus supply.
Is dat iets waar het NAF zich zou moeten bezig houden om de transparantie te bevorderen?

Pascal Kolkman:Jazeker, ik denk dat dit kan helpen. Bij de rijksoverheid is de CIO VWS Ron Roozendaal portefeuillehouder architectuur. Daar zouden jullie eens mee kunnen gaan praten.

Interviewers:Het NAF deelt kennis door middel van NAF insights, NAF-werkgroepen, publicatie op Via Nova Architectura en het Landelijk Architectuur Congres. De onderwerpen zijn meestal zelf gekozen. Het zou toch interessant zijn als CIO’s zich uitspreken over hun voorkeur voor de onderwerpen die zij belangrijk vinden. Kan jij er aantal noemen?

Pascal Kolkman: Ja, ik heb er een aantal die ook verband houden met de I-strategie van de rijksoverheid:
1. Hoe kan je, in een tijd met slinkende budgetten, de zaken draaiende houden, maar ook nog verbeteren? Dus dat betekent niet alleen zaken als business- en IT-alignment verbeteren, maar het betekent ook de kosten/opbrengsten scherp maken (business-case). Dan kan je keuzes maken, die niet alleen de technisch inhoudelijke kant benadrukken, maar ook de financiële kant belichten.
2. Word je serieus genomen door de business? Hoe kan je op strategisch niveau aan tafel zitten en kan je daar mee praten met de business. Dat betekent loslaten van technisch inhoudelijke taal en overstappen naar (voor de doelgroep) begrijpelijke taal.
Het eist veel van de vaardigheden van de architect. Want het gaat de business niet alleen om inzicht en overzicht maar juist om sturing. Sturing om binnen de korte, middellange en lange termijn verbetermogelijkheden aan te geven. Als oplossingen en oplossingspaden in begrijpelijke taal voorgelegd worden aan de besluitvorming, is dat een grote vooruitgang.
3. Daar bovenop zou het dan prachtig zijn als een concernarchitect met alle stakeholders een centraal duidelijk en gedragen beeld kan scheppen. Architectuur als stuurinstrument dat tot stand komt voor de verschillende stakeholdergroepen: zoals business-, IT- en projectmanagement. Met deze ‘eindgebruikers’ van architectuurproducten moet in de voor hun begrijpelijke taal worden gecommuniceerd.
Het gaat daarbij niet om de technisch inhoudelijke kant, zoals het structureren in lagen, maar met name om de meerwaarde van architectuur. Meerwaarde zoals die beoogd wordt in de gehele IV-keten. Dat betekent, dat er een verschuiving nodig is van de technisch inhoudelijke kant (architectuurproducten) naar een communicatieverbetering ten behoeve van de sturings- en beslissingscyclus. Het goed tussen de oren krijgen van de meerwaarde bij de diverse stakeholders is dus cruciaal voor een succesvolle aanpak van architectuur.

Wij hebben in onze bestuursraad een pleidooi gehouden over de kosten/baten van onze ICT-plannen. Daarbij heb ik de afweging van besparen op ICT en besparen met ICT in beeld gebracht. Financieel sturen (met behulp van onderliggende architecturele overwegingen) is dan het centrale onderwerp voor de besluitvorming.

Bij de overheid zijn al slagen gemaakt op het gebied van harmoniseren op procesniveau, IV-niveau en technisch niveau. Voorbeelden: op technisch niveau aanbesteding van data-centers, de IV- en inrichtingskant bij het sharen van systemen, het inrichten van processen voor de ondersteuning voor subsidiestromen en inspectiediensten.

Interviewers:Hoe vindt in jullie organisatie evaluatie van de business-case (incl. architectuurontwerpen) plaats, nadat een project zijn producten heeft afgeleverd?

Pascal Kolkman: Ja, dat is een belangrijk onderdeel om de toegevoegde waarde van architectuur te blijven aantonen. Nadat het programma is beëindigd, wordt door de opdrachtgever geëvalueerd of de resultaten/veranderingen die beoogd waren ook daadwerkelijk gerealiseerd zijn.
Voorts bekijken wij of daarbij voldoende quality-assurance in de organisatie is ingericht om de besparingen die eenmalig zijn, maar ook de jaarlijkse besparingen, te volgen. Dat moet dan los van het programma ingericht worden.
Dat is naast het kostenaspect ook een efficiency-aspect. Wij zijn van twee intranetsystemen naar één intranetsysteem teruggegaan. Dat betekent een besparing op de beheerkosten. Maar net zo belangrijk is de vraag of wij nu een efficiënt systeem hebben voor de IV van de medewerkers.

Interviewers:Zijn er voorbeelden van de toegevoegde van architectuur in de businesscase (achteraf geëvalueerd) te noemen?

Pascal Kolkman: Evaluatie van onze businesscases kan, gezien onze recente samenvoegingen, pas goed plaatsvinden als wij een gehele revenue-circle doorlopen hebben. Op dit ogenblik kunnen wij dus, gezien de korte tijd, daar nog geen complete voorbeelden van geven.
Wel kan ik het voorbeeld noemen van de inrichting van de begrotingsadministratie met het ERP-systeem. Daar hebben wij gekozen voor één administratie die per 1 januari 2012 operationeel moest zijn. De architecten hebben daar een belangrijke rol gespeeld door te kiezen voor de inrichting van één bestaand systeem en daarbij de ‘andere’ processen aan te passen. Er is dus met name gekeken naar doorlooptijd als harde randvoorwaarde voor het project. De technologie heeft in de besluitvorming dus een lagere prioriteit gekregen, ten gunste van harmonisatieoverwegingen.

Interviewers:Hoe zie jij het belang van dit interview?

Pascal Kolkman:Het architectenteam in de CIO-Office van EL&I werkt nauw samen met de architecten van anderen. Het is heel belangrijk (niet alleen voor hen) dat rondom het onderwerp architectuur een aantal belangrijke zaken verduidelijkt worden en dat je dat ook kunt relateren aan je eigen ervaringswereld. Ik ben dus geïnteresseerd in de ervaring van mensen die hun kennis op het onderwerp architectuur willen delen. Deze interviewreeks en jullie inspanningen voor het NAF-lustrumboek dragen daar zeker aan bij!

Naar de pagina State-of-the-Art Architectuur na 2012

Sponsoren

Sessies

15-02: GIA sessie over digitale transformatiespel meer...

19-03: NAF Insight met Jeanne Ross meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden