NAF rondetafelsessie 1 - ‘Bouwen onder Architectuur’

Frank Baldinger,Voorzitter NAF, 16 mei 2012

Architecten, met goede advies- en samenwerkingsvaardigheden, zorgen voor verbetering van “bouwen onder architectuur”

  • Architecten hebben minder aandacht voor systeemontwikkeling en operations.
  • Bouwen onder Architectuur is nog steeds onvolwassen.
  • Architecten hebben meer dan anderen behoefte aan opleiding in sociale- en samenwerkingsvaardigheden.

Deze stellingen, als uitkomst van een enquête onder 88 architecten, werden uitgebreid bediscussieerd tijdens een rondetafelsessie van het Nederlands Architectuur Forum (NAF) op 16 mei 2012.

Begin 2012 startte het NAF met een project, dat vooral op gericht is op het verkrijgen van meer inbreng vanuit de leden, het management van de NAF-leden en de dagelijkse praktijk in Nederland. Het eerste deel van het project bestond uit een inventariserend onderzoek uitgevoerd door Daan Rijsenbrij, Hans Goedvolk en Raymond Slot onder Architecten.. In april 2012 is door het NAF een tweetal enquêtes (kwantitatief en kwalitatief) onder de leden gehouden.
Daan Rijsenbrij, Hans Goedvolk en Raymond Slot hebben verder een diepteonderzoek uitgevoerd over businessarchitectuur en over informatiearchitectuur. Om bovenstaande enquêtes en de diepteonderzoeken nader te verdiepen heeft het NAF twee rondetafelconferenties gehouden in mei.
Na interviews met CIO's over de resultaten van de enquêtes en rondetafelsessies en verder verdiepingsslagen zal het project in 2012 afgesloten worden met het verschijnen van een boek "State of the Art: Architectuur na 2012". Het boek zal tevens als leidraad dienen voor een aantal presentaties / tracks / workshops tijdens het jaarlijkse LAC.
Dit artikel is geschreven als verslag van de eerste rondetafelsessie gehouden op 16 mei 2012 in De Meern. Tijdens deze sessie wist NAF-voorzitter Frank Baldinger zich gesteund door onderzoekers Hans Goedvolk en Daan Rijsenbrij, moderator Niels Klinkenberg en 14 enthousiaste IT-architecten.

Dit verslag is een getrouwe weergave van de rondetafel-presentaties van de organisatoren en drie groepen. Het zal op VNA worden gepubliceerd, waar verder commentaar van de community gevraagd zal wordenLater zal voor het NAF-lustrumboek een compacte samenvatting gemaakt worden.

Daarbij worden de presentaties van de drie groepen in elkaar geschoven.

Eveneens worden conclusies/percepties van de hoofdredacteuren toegevoegd.

NAF Voorzitter Frank Baldinger legde tijdens zijn openingspresentatie een aantal uitkomsten uit de kwantitatieve enquête aan de aanwezigen voor. Uit de zeer hoge response (88 respondenten) kan geconcludeerd worden dat er zeker behoefte bij de leden bestaat om hun mening over verschillende aspecten van Enterprise Architectuur te geven.
Opvallend is, dat 70 procent van de respondenten in organisaties werkt met meer dan 1000 fte - en dat bijna 90 procent meer dan 10 jaar ervaring heeft in de IT-sector.

Ronde 1:

Er zijn twee uitkomsten uit de kwantitatieve enquête, die bijzonder de aandacht trokken en die we hier behandelen. Op de vraag voor welke mensen binnen de organisatie de architectuuractiviteiten de meeste toegevoegde waarde bieden, scoren Systeemontwikkeling en Operations opvallend laag (resp. 36% en 20%). Ook na selectie op de IT-, applicatie- en infra-architecten (29 van de 88 respondenten) bleek de uitkomst praktisch gelijk te zijn.

Op de vraag 'Welke methodische aspecten verdienen nog verbetering' antwoordde 44% dat het oplijnen met systeemontwikkeling (bouwen onder architectuur) nog verbetering behoeft!

Frank Baldinger vatte deze bevindingen samen in een uitdagende stelling 1.
Aan de deelnemers de vraag om groepsgewijs hun mening hierover te geven.

Stelling 1:

Architecten vergeten Systeem Ontwikkeling en Operations / Bouwen onder Architectuur is onvolwassen

De aanwezigen werden in drie groepen verdeeld, die onder de leiding van één van hen een uur de tijd kregen het onderwerp te bespreken en een neerslag van de discussie plenair te presenteren

Stelling 1:

'Architecten vergeten Systeemontwikkeling en Operations' / 'Bouwen onder Architectuur is onvolwassen'
Presentatie groep 1.

De eerste discussiegroep is het eens met de stelling 'Architecten vergeten Systeemontwikkeling en Operations'. Als redenen voor dit fenomeen werden aangegeven:

  1. De focus ligt bij de meeste organisaties helemaal op business value. De meeste CIO's en Architecten hebben hierdoor de blik vooral op de business gericht.
  2. Er is een cultuurverschil tussen de business en de IT-afdeling. Met die laatste afdeling klikt het soms wat minder, waardoor je als architect meer moeite moet doen om aan te haken.
  3. De meeste architecten zijn ondergebracht bij IT. Ze hoeven relatief minder moeite te doen om IT mee te krijgen, omdat er meestal een hiërarchische structuur is om die dingen voor elkaar te krijgen.

De groep is echter niet tevreden over deze situatie. Architecten zullen minder reactief en meer proactief moeten zijn. Architecten en CIO's moeten zich er meer bewust van worden dat met name het succes van Systeemontwikkeling en Operations (SO en Ops) bijdragen aan de business value. Meer aandacht zal leiden tot meer rendement. Er worden nu teveel kansen gemist waardoor er minder waarde voor de business kan worden gecreëerd.
De groepsleden geven hun eigen organisatie een rapportcijfer tussen 6 en 7 en zijn ervan overtuigd dat dat cijfer omhoog gebracht kan worden door meer aandacht aan SO en Ops te geven. Dat kan door de SO- en Ops-collega's meer bij de projecten te betrekken. Architecten gaan nu nog teveel alleen maar architectuur uitkomsten brengen bij SO en Ops, stelt de groep. De architect zou bijvoorbeeld ook eens hun advies kunnen vragen.
Dat is een begin, maar eigenlijk moet er een echte band met SO en Ops gesmeed worden. Dan is een onregelmatig bezoekje niet voldoende. De architect moet het respect van SO en Ops krijgen en dat moet je verdienen. Dat kan bijvoorbeeld door een aansprekende toekomstvisie te hebben en te laten zien dat hij die op een consistente manier probeert te realiseren. Ook is het goed om af en toe eens 'met de voeten in de modder' te gaan staan. De architect moet zichzelf voor ogen houden dat het succes van zijn architectuur uiteindelijk schuilt in het operationaliseren ervan.
De groep adviseert zowel de CIO als de architect om hun aandacht beter te verdelen tussen business en IT (SO en Ops). Dat is een kwestie van capaciteit, maar zeker ook van competenties van de architect, in het bijzonder op het gebied van sociale vaardigheden.

Dan de tweede stelling: 'Bouwen onder Architectuur is onvolwassen'. Daarbij gaat het met name om de vraag in hoeverre het bouwen onder architectuur nu eigenlijk op orde is. Wij (groep 1) hebben onderkend dat het gewoon niet op orde is, en dat verbetering noodzakelijk is.

Oplossingen:

  • Architectuuractiviteiten moeten meer aansluiting zoeken bij projecten (operationeel)
  • Architecten moeten ook een strategische toekomstvisie uitdragen in projecten. Je moet als architect een beetje heen en weer switchen tussen strategie en operaties.
  • Architecten bewegen op strategisch niveau waar je met managers praat, maar je moet ook af en toe met je voeten in de modder gaan staan en de projecten vooruit helpen, laten zien dat je aansluiting bij het project hebt. Als je een architectuurproject meelevert maar het wordt niet gerealiseerd, heb je de facto geen architectuur. Je succes zit in het operationaliseren van je architectuur. Concreet betekent dat, dat je als architect aandacht moet geven aan het project zelf.
  • Maar pas op voor de valkuil: als je te veel samen doet met SO en Ops, word je een verkapte lead engineer of lead designer. Het gevaar bestaat dat je niet meer vanuit de strategie redeneert.
  • De vraag is: zijn er mensen die in de breedte en diepte kunnen werken? Deze breedte, tussen enerzijds strategie en anderzijds operationeel tot en met realisatie van het project, zorgt dat die architectuur ingebed wordt. Maar: Kunnen mensen dat, qua competenties?

Presentatie groep 2.

Architecten vergeten SO en Ops:

De tweede discussiegroep is van mening dat de stelling de wereld te sterk versimpelt, hoewel er zeker een kern van waarheid in zit. De leden van de groep beamen dat ze vooral contact hebben met SO als er nieuwe zaken moeten worden neergezet. En ze realiseren zich dat veranderingen erg veel consequenties kunnen hebben voor Ops.
De groep wijst erop dat iedereen op de een of andere manier met een project te maken heeft en dat het 'onder architectuur werken' niet het enige aspect is waar het project op wordt beoordeeld.
Opgeleverde projecten voldoen helemaal niet altijd aan de ontworpen architectuur, omdat er tijdens de realisatie veel wordt bijgestuurd. En dat vaak zonder goedgekeurde wijzigingsverzoeken voor de overall-architectuur. Bovendien zijn veel projecten decentraal (aangestuurd van buiten IT), soms vanuit één unit geïnitieerd en soms zelfs aanbesteed. Hierdoor ontstaat een complex speelveld dat niet altijd resulteert in de optimale ontwerpen, zoals vanuit architectuur aangegeven.
Het gaat niet zozeer om de inhoud, maar veel meer over verbindend vermogen van architecten. Architecten moeten meer gaan opereren in een netwerk, waarbij met veel meer partijen en individuen in de organisatie contacten gelegd wordt.

De architect moet 'werken onder architectuur' in de hele organisatie gaan uitgedragen door veel meer te gaan 'voorpraten' en 'voordenken' (verbindend vermogen). Daardoor ontstaat er op meer plaatsen in de organisatie kennis van architectuur, hetgeen kennisdeling tussen de architecten en delen van de organisatie ten goede komt.
De vraag rijst dan hoe beleidsvorming kan worden gestuurd. Het is van belang dat architecten ook na de oplevering bij het project betrokken blijven, zodat er gemeenschappelijk kan worden getoetst. Die rollen moeten beschreven worden. Naast ontwerpen, komt besturen, toetsen, etc. om de hoek kijken.
Getoetst en zeker niet geaudit, omdat dat een hiërarchie (door een onafhankelijk orgaan) veronderstelt, die juist vermeden moet worden bij het werk van de architect. Het moet een gezamenlijke activiteit zijn. Daarbij wordt nog aangetekend dat ook de business niet altijd duidelijk hun toekomst wensen formuleert of deze regelmatig wijzigt. Dat maakt alignment tussen Business en IT erg lastig.

Een ander aspect om meer aan te sluiten bij SO en Ops is, dat architecten ook betrokken moeten worden ná een PSA, niet alleen vooraan in projecten, niet alleen tijdens projecten, maar gedurende de hele lifecycle van een systeem. En vooral als begeleider/toetser, niet als auditor. Dat betekent dus dat je er ook in de beheerperiode architecten bij betrekt, het liefst architecten met kennis over wat er vooraf gebeurd is. Tijdens onze discussies wilde groep 2 niet pleiten voor een specifieke Beheerarchitect. Groep 2 denkt meer aan mensen die zich voor langere termijn aan projecten, systemen en/of delen van het systeemlandschap gaan verbinden."

Bouwen onder Architectuur is niet volwassen:

Met die stelling is groep 2 het eens. Heel weinig architecten zijn van nature afmakers in realisatie. Architecten zijn vaak visievormend, ontwerpend, maar je hebt ook gewoon iemand nodig die bij realisatie het overzicht behoudt en ervoor zorgdraagt, dat er volgens de ontworpen architectuur wordt geïmplementeerd.
Na de PSA moet de architect (rol moet nog beschreven worden) ook betrokken zijn. Wij noemen dat de 'kleur' van de architect . In hoeverre wil hij dingen bedenken, in hoeverre wil hij dingen afronden, in hoeverre wil hij dingen controleren. Wij denken in ieder geval dat wij de leden van ons architectuurteam veel meer moeten gaan selecteren en inzetten op basis van gedrag. Dat je een visionair naast een agent naast een afmaker moet zetten, en dat je die samen op pad moet sturen. Misschien niet op hetzelfde moment, maar wel zo dat ze elkaar aanvullen. We moeten misschien ons architectuurteam qua vaardigheden, qua persoonlijk gedrag, qua gedragscompetenties ruimer, breder maken.
Wat we ook nog steeds zien is een focus op prijs en korte termijn. Dan zie je als architect vaak dat je iets anders moet doen in projecten, dan dat wat oorspronkelijk de bedoeling was.

De groep vat haar aanbevelingen als volgt samen:

  • Team breder maken op gedragskleuren (Denken over veranderen in vijf kleuren, prof. dr. L.I.A. de Caluwé, artikel in tijdschrift M&O, 1998).
  • Vast team per domein. Architect heeft inhoudelijke opgebouwde kennis nodig.
  • Architecten moeten ook de architectuur-businesscase leren maken en uitdragen (ROI, terugverdientijd). Wat levert een architectuur eigenlijk op?

 

Presentatie groep 3

'Architecten vergeten Systeemontwikkeling en Operations / Bouwen onder Architectuur is nog steeds niet volwassen':
Bouwen onder architectuur is nog steeds niet volwassen, stelt de derde discussiegroep. Het is dan ook niet verwonderlijk dat een aantal aspecten nog niet is uitgekristalliseerd. De meest architecten hebben wel degelijk contact met SO en Ops, maar vooral bij de beginfase van een project. Bijvoorbeeld bij de totstandkoming van de zg. projectstartarchitectuur (psa).
De groep beaamt dat er architecten betrokken moeten zijn tot de eindarchitectuur van een project, waarbij SO en Ops betrokken moeten zijn (project EIND architectuur). Een kwestie van communicatie, is de mening. Het gaat immers om het begrijpen, maar vooral ook om het accepteren. De groep komt tot de conclusie dat acceptatie sterk afhangt van de 'kleur' van de architect, die tot uiting komt in zijn imago.
De organisatie luistert meestal beleefd (en soms ongeïnteresseerd) naar iemand die zich profileert als 'bedenker', 'visionair' of 'hoofdingenieur' en gaat daarna over tot de eigen orde van de dag.
Of de architect is de hoofdingenieur, degene die het voor het zeggen heeft en die gaat voor de kwaliteit. Bij het ene bedrijf heb je dat imago wel en bij het andere niet. Je zult als architect iets moeten doen aan je imago bij SO en Ops.
Het is dus van groot belang dat de architect zich profileert als teamspeler.

Het volwassenheidsproces wordt ook belemmerd doordat er veel kennis wegstroomt. Er is weinig kennis van nieuwe technologie - en zaken als gegevensmodellering en specificaties zijn niet meer in de mode.
De architect moet zich medeverantwoordelijk voelen voor de manier waarop de architectuur uiteindelijk gebouwd wordt en de oplevering. Er moet gekomen worden tot een architectuurteam dat het hele project van het begin tot het eind (end-to-end) volgt en eventueel bijstuurt. Dat kan door fysiek bij projecten aanwezig te zijn. Of door het inrichten van een proces dat het maken van overdrachtsfouten in de diversen fasen van de systeemontwikkeling uitsluit.

Misschien moet je daar als architect bij zitten, of je moet een besturingsproces inrichten. Elk overdrachtsmoment in de keten is immers een bron van fouten en misverstanden. Richt dus een kwaliteitscontroleproces in om dat goed te laten gebeuren. Dan kun je op de voet volgen of het overdrachtsmoment goed is gelukt. Daar hebben we dus iets om te managen.

Nu hoor je nog vaak: "architectuur, o dat zit aan het begin" - en dan kun je het vergeten. Ook de communicatie met de omgeving is van belang. Kortom: wat de architect moet realiseren wordt steeds complexer, moet steeds meer in allerlei andere dingen passen. Je bent dus heel veel tijd kwijt aan de omgeving, om die in kaart te brengen, om het daar in te passen. Het is een tijdsprobleem, maar de opdracht is ook steeds moeilijker geworden.

Communicatie blijft het kernbegrip volgens de groep, ook met de omgeving. Dat is een tijdrovende aangelegenheid, maar levert ook veel op.

De architect moet in de leercirkel gaan zitten. Als je alleen maar roept hoe het moet maar nooit gaat kijken wat eruit komt, zul je niet leren of jouw goede raadgeving wel zo goed was. Dus je moet mee. En dus multidisciplinair bezig zijn. En met alle takken van sport om kunnen gaan.

Dat SO en Ops worden vergeten, komt meestal door tijdsdruk. Architectuur heeft een ander imago: de architect maakt plannen en vindt de uitvoering niet zo belangrijk.

Is het ene architectuurontwerp klaar, dan pak je de volgende ontwerpopdracht aan. Er is geen tijd om te gaan kijken wat er verder gebeurt in het realisatieproces en om het uiteindelijke resultaat te toetsen.

Het is voor architecten veel interessanter met de business naar een nieuwe case te kijken dan met SO en Ops naar details in de realisatie te kijken. Dat komt hun imago bij SO en Ops niet ten goede.

Het is vooral de business die aandacht krijgt, omdat die de architect beoordeelt op zijn mooie/doelmatige oplossingen.

Stelling 2:

Betere sociale vaardigheden en visualisatie

Na de eerste ronde, legde Frank Baldinger de tweede opvallende uitkomst uit de kwantitatieve enquête voor.

Op de vraag welke onderwerpen in het vakgebied veel meer aandacht dienen te krijgen, noemde liefst 66% (56 van de 88) van de respondenten 'sociale vaardigheden van de architect'.

Frank Baldinger vindt het opvallend dat tweederde van de respondenten aangeeft behoefte aan opleidingen 'sociale vaardigheden' te hebben (beduidend meer behoefte dan voor opleidingen in Outsourcing, Cloud, SOA, Social Media, BYOD, etc.). In de praktijk is men erg terughoudend zich hierover openlijk uit te spreken. Bij een anonieme enquête springt het onderwerp er echter bijzonder opvallend uit.
Aan dit aspect kunnen we niet voorbij gaan.

Uit de presentaties bleek ook dat er door de architect veel gecommuniceerd moet worden en dan ook nog op verschillende niveaus: strategisch, tactisch en operationeel, en zowel met de business, Systeemontwikkeling, Operations en het IT-management.

Dit vereist bijzondere vaardigheden in de 'communicatie met Business en Management', teambuilding, stress- en conflicthantering, etc.

Naast communicatie spelen o.a. inlevingsvermogen en persoonlijkheidstypes daarbij een belangrijke rol.

Verder werd bij 'verbetering methodische aspecten' door 58 van de 88 respondenten gekozen voor 'visualisatie ten behoeve van communicatie' (66%).

Visualisatie is een vorm van communicatie en een belangrijk gereedschap voor de architect.

De architect, die de verbinding opzoekt, communiceert met veel stakeholders (business, ICT-management, mede-architecten, SO en Ops, etc.) Dat stelt zeer hoge eisen aan de comunnicatie-, advies- en samenwerkings-vaardigheden.Is het gewenst dat een architect dat allemaal zelf moet kunnen? Moet er binnen een architectenteam beter gebruik worden gemaakt van individuele competenties? Of biedt de aanstelling van een coach wellicht een oplossing?

Frank presenteert een uitdagende stelling 2 en nodigde de deelnemers uit daarover met stevige aanvullingen/stellingen te komen.

Stelling 2:

Architecten hebben een sterke behoefte aan verbetering van hun sociale vaardigheden. Visualisatie wordt als hulpmiddel noodzakelijk geacht.

Dit tweede discussieonderwerp bleek al snel grote belangstelling te hebben bij de aanwezigen, die in drie nieuwgevormde groepen een uurlang over het topic nadachten.

Stelling 2:

Betere sociale vaardigheden en visualisatie.

Presentatie Groep 1:

De eerste groep is van mening dat er absoluut meer geïnvesteerd moet worden in sociale vaardigheden van de architect. Het hebben van goede sociale vaardigheden kan immers de effectiviteit van de architectuur flink verhogen.
Om de effectiviteit van de architectuuractiviteiten te verhogen wordt een slagkrachtdiagram gepresenteerd.

 

 

Er zijn in dit diagram twee assen:

  1. De kwaliteit van de architectuuroplossing, ook vertaald naar IT en de verwachtingen die de Business erbij heeft.
  2. De effectiviteit van de architectuurfunctie gerelateerd aan sociale vaardigheden en openheid.

Scoort de architect (architectuur) op beide assen hoog, dan is er sprake van hoge slagkracht.

Sociale vaardigheden draaien om luisteren, halen en brengen. Om effectief te zijn moet juist in sociale vaardigheden geïnvesteerd worden. Veel architecten komen uit de IT en hebben soms gebrek aan advies- en samenwerkingsvaardigheden. Juist sociale vaardigheden ziet de groep als de succesfactor voor de architectuur.
Bij sociale vaardigheden gaat het niet alleen om het uitdragen van de boodschap. Het gaat juist ook om luisteren en begrip hebben voor het krachtenveld en de politiek om je heen. Het gaat om begrijpen wie je partners zijn en wie er sceptisch is. Daarbij is begrip nodig voor wat ieders belangen zijn. Een goede architect is een verbindingsofficier en bezit een goed evenwicht tussen architectuurinhoud en sociale vaardigheden. Hier komen persoonlijkheidstypen (wellicht als competentie) om de hoek kijken.

Visualisatie op zich vindt de groep geen aspect van sociale vaardigheden, maar is meer een tool in de gereedschapskist, net zoals relatiemanagement en storytelling dat zijn. In staat zijn een mooie visualisatie te vervaardigen is niet voldoende. Het gaat allereerst bij communicatie om de keuzevan het medium dat moet aansluiten bij de belevingswereld van het publiek. Dat kan een filmpje zijn, een PowerPoint-presentatie, een spreadsheet, een Archimate-plaat of een flip-over. Zoek het juiste medium bij de doelgroep, adviseert de discussiegroep. Presentaties dienen toegesneden te worden op het publiek, met hulpmiddelen, die begrepen worden door dat publiek.

De groep is van mening dat de architectrol nog moet groeien, dat hij nog niet staat waar hij zou moeten staan. Hun advies aan alle bestuurders:

  • Investeer in verbeterd inlevingsvermogen van architecten en in de daarbij benodigde visualisatiehulpmiddelen.
  • Geef ruimte binnen het architectenteam voor specialisatie, want niet iedereen hoeft hetzelfde niveau te hebben.
  • Besteed meer aandacht aan het managen van de wederzijdse verwachtingen (tussen architecten en bestuurders).
  • Verschuif een stukje inhoud naar de verpakking en presentatiewijze; dat komt de slagkracht ten goede.
  • En tot slot: stuur op competenties, want daar behoren de sociale vaardigheden toe, aldus de groep.

Betere sociale vaardigheden en visualisatie.

Presentatie Groep 2.

De leden van de tweede groep hebben een stuk reflectie gedaan over hun eigen doen en laten. De taal is een belangrijk aspect, dat heeft de groep in het discussieonderwerp teruggezien. Het woord 'sociaal' in 'sociale vaardigheden' betekent niet dat de architect met iedereen door één deur moet kunnen gaan. Het gaat over de vaardigheid om je boodschap over te brengen, om mensen mee te kunnen nemen in de leercurve. Onder andere didactiek, coachingsvaardigheden en zelfkennis spelen daarbij een rol.
Hebben architecten inderdaad behoefte aan betere sociale vaardigheden of is er ook behoefte aan meer adviesvaardigheden in de architectuurfunctie?
De groep stelt: als je sociale vaardigheden als adviesvaardigheden verkoopt en zegt dat het om hetzelfde gaat, wordt het sneller geaccepteerd.
De architect moet aan het begin van een architectuurproces al nadenken over de manier waarop hij met wie gaat communiceren. Hij moet zich kunnen inleven in zijn gesprekspartner en diens taal kunnen spreken. Tijdens het beslissingsproces moet bijvoorbeeld de taal van financiële zaken worden gesproken. Dat betekent dus in dat geval: visualisatie met spreadsheets en charts. Die moeten ook op het niveau van de toehoorders zijn; een te zeer versimpelde presentatie zou immers als geringschattend kunnen worden opgevat. Kies de goede, passende manier, toegesneden op de doelgroep.
Het is belangrijk dat de architect zich gaat realiseren dat hij zelf stakeholder is in het architectuurproces. Hij moet er dus voor zorgen dat hij voldoende inbreng heeft en zijn eigen belangen verdedigt. Zowel de ontwerper van de architectuur en als de bouwer zijn stakeholders en hebben eigen (soms verschillende) belangen.

"We zijn het wel eens met de stelling dat er behoefte is aan meer sociale vaardigheden, wel ingekleurd naar de taal die je moet spreken met de verschillende stakeholders.
Visualisatie is voor ons niet meer dan een van de weergaves van architectuur. Dat kan een spreadsheet zijn, het kan een stuk tekst zijn als je met juristen praat." In de communicatie moet je, los van hulpmiddelen, laten zien dat je de ander begrijpt, dat je je kunt inleven in de wereld van de ander. Dat is het begin van communicatie.
De groep suggereert om desnoods een communicatie-expert in te huren om het verhaal te laten houden.

Betere sociale vaardigheden en visualisatie.

Presentatie groep 3.

Hebben architecten wel meer behoefte aan training in sociale vaardigheden, vraagt de derde discussiegroep zich af. De groep ziet binnen de 'sociale vaardigheden' de adviesvaardigheden als belangrijk. Pas als het inhoudelijke advies van de architect wordt geaccepteerd ben je effectief. De meeste architecten hebben het imago altijd alleen met de inhoud bezig te zijn. Maar dat geldt ook voor de gesprekspartners, die spreken ook over de inhoud en niet over wat het moet opleveren.
Binnen een team heeft elk individu zijn eigen competenties. Veel architecten zijn gericht op de inhoud, die moeten het daarbij houden en andere dingen gewoon niet doen, meent de groep. Niet elke individuele architect hoeft alles te kunnen want met een goede teamsamenstelling kan veel worden opgelost. Dat kan iemand van de eigen groep zijn, maar ook een externe persoon (coach, teambuildingsdeskundige, moderator).
Het maken van een ordentelijke presentatie is te leren, want dat is redelijk cognitief, vindt de groep. Optreden voor een publiek is van een ander kaliber, daarvoor moet je communicatieve vaardigheden hebben en interactief kunnen inspelen op vragen.

Wil je als architect serieus genomen worden, dan moet je bouwen aan respect, stelt de groep. Doe wat je belooft, maar liefst een ietsje meer. De vorm waarin je communiceert kan heel breed of divers van aard zijn. De keuze van het medium, betekent de 'vorm' kiezen (powerpoint, spreadsheet, besluitvormingsmemo, etc.). Maar daaronder vallen ook de opbouw van het verhaal, het al dan niet dragen van een stropdas, of het tevoren uitgebreid lobbyen waardoor de architect al voor de presentatie zes van de acht mensen aan zijn kant heeft. Het is goed mogelijk daarin een training te volgen en vervolgens te oefenen. Maar de groep acht dat op zich niet zo'n grote investering. De architect moet gewoon geprikkeld worden een dergelijke training te volgen.

Architecten zijn gewend vooral hun eigen vak te bedrijven. Ze moeten echter ook leren in teams dingen voor elkaar te krijgen. In zo'n team zitten naast vakgenoten, bijvoorbeeld ook commerciële medewerkers en businessmanagers. Daar heeft de architect vaak moeite mee. Misschien is hij ook nog wel onbewust incompetent: sommige architecten hebben niet in de gaten dat ze dat zouden moeten oefenen om dan effectiever in groepsprocessen te kunnen zijn. Soms zit je gewoon in die rol: jij bent van de inhoud dus je moet over de inhoud spreken en je moet die andere dingen gewoon niet doen.

Voor een gedeelte zou je kunnen zeggen: moet je als architect beslist alles bijleren, of kun je het via een juist samengesteld team oplossen? Kun je de communicatieadviseur erbij halen, of iemand anders die het wel goed kan vertellen. Of een externe adviseur inhuren, want die is duurder dus daar luisteren ze beter naar.

De architect moet leren te 'tunen' op zijn publiek. Dat betekent in de praktijk dat er meerdere views van hetzelfde project gemaakt moeten worden - een tijdrovend maar noodzakelijk karwei. Elke view heeft zijn eigen medium, zijn eigen plaatjes, zijn eigen verhaal.
Ook de consistentie in de boodschappen is van groot belang. Gebruik dezelfde termen en dezelfde symbolen, adviseert de groep, dan leert de organisatie de taal. Dat consistent houden kost veel tijd. Maar dat alles hoort bij het werk van de architect. Het kan niet anders: de architect moet er de tijd voor nemen, concludeert de groep.

Afsluiting / Nieuwe topics

Tot slot bedankte Frank Baldinger alle aanwezigen voor hun energie en inbreng. Hij is bijzonder content met de structuur, de open sfeer en de resultaten van de eerste rondetafelsessie.

De in de rondetafelsessie behandelde onderwerpen waren afkomstig uit de enquête die het NAF in april 2012 hield. Er leven ongetwijfeld andere topics onder de architecten, legde Frank de aanwezigen voor. Hieronder een kort overzicht van de na afloop gedane suggesties.

Architectuur vakinhoudelijk:

  • Businessarchitectuur versus Informatiearchitectuur. Architectuur zit nog veel te veel aan de kant van IT, waardoor een soort vraag & aanbodsituatie is ontstaan. Projecten moeten als één geheel worden opgepakt, waarbij nauwkeurig moet worden toegezien dat IT niet te generiek wordt maar ROLLEN ondersteunt. Rollen die vaak vergeten worden, is kennis en informatie op de juiste manier vastleggen. Daar valt heel wat mee te winnen.
  •  Security. Misschien niet een securityArchitect, maar security heeft een enorme impact op architectuur.
  •  Certificering. Architecten zijn bezig met heel complexe materie. Het is een serieus beroep dat een specifieke functie vervult in een complex speelveld. Die professie zou officieel erkend moeten worden, bijvoorbeeld door middel van een certificaat.
  •  Business versus architectuur. Het businessmanagement zou meer begrip moeten krijgen over architectuur en de essentie moeten omarmen. Nu wordt er te vaak gezegd: daar hebben we jullie toch voor?
  •  Standaarden. We hebben meer standaarden nodig, een eigen gereedschapskist met standaard architecturen. Wat we in Nederland met Archimate hebben bereikt, kan ook in andere bedrijfstakken. Daar zouden we als architecten veel meer op in moeten zetten.
  •  Service Catalogus. We hebben een enorme groei doorgemaakt van silo naar servicegericht. We moeten die kennis beter met elkaar delen. We bedenken nu dingen waarvan ik zeker weet dat een ander ze al eens gebouwd heeft. Hoort een Service Catalogus bij het NAF?.
  •  Referentiemodellen. Architecten als beroepsgroep moeten kunnen beschikken over referentiemodellen voor bijvoorbeeld processen, kpi's, rollen en best practices.
  •  Shared Research. In Duitsland heeft een aantal bedrijven geïnvesteerd in gemeenschappelijke werkgroepen. De producten van de werkgroepen worden gedeeld door de investerende bedrijven. Voorbeeld op internet te vinden bij bijvoorbeeld http://www.soalab.com/
  •  Semantische Wiki's. Hierover moet binnen het NAF in breder verband worden gediscussieerd.
  •  Ketenstructuren. In NORA-verband wordt veel aandacht geschonken aan ketenstructuren. Misschien kan dat in NAF-verband verder verdiept worden.
  •  Sharing. Er is behoefte aan een plek waar we referentiemodellen, architecturen, werkende concepten of patronen kunnen uitwisselen.
  •  Tools. Er wordt meer aandacht gevraagd voor de digitale werkruimte van de architect zelf. Naast verschillende tools gebruikt, zoals Archimate en Aris, is men er steeds weer ontevreden over.

 Architectuur en het sociale netwerk:

  • Gemeenschappelijk standpunt. We kunnen als NAF gemeenschappelijke standpunten ontwikkelen over zaken als mobility en cloud. In speciale groepen kunnen we discussiëren welke keuzes er zijn en wat het advies van de NAF zou zijn.
  •  Eerst afmaken. We hebben vandaag uitgebreid gesproken over ons vak. Het is van architecten, voor architecten, door architecten. De uitspraken die we vandaag gedaan hebben kunnen ook voor ons ecosysteem veel betekenen. Laten we dat eerst afmaken en dan pas weer met nieuwe initiatieven beginnen.
  •  NAF en overheid. Zijn we een goed volk om architectuur te bedrijven? Ik vind dat het NAF de spreekbuis naar de overheid moet zijn.
  •  Business. We hebben zelf bedacht wat we als architecten beter moeten doen. Het lijkt me goed om de business eens te vragen wat hij van architectuur en architecten vindt en waar het naartoe zou moeten gaan.
  •  Competenties. Ik zou graag in een soortgelijke sessie willen praten over de competenties van de architect. We hebben veel soorten architectuur, dus ook veel verschillende competenties.
  •  Andere achterban. We werken vaak voor CIO's. Maar misschien is het goed eens naar andere delen van onze achterban te kijken? Daar moeten we toch ook veel lering uit kunnen trekken.
  •  Zachte kant. Er is veel Meer aandacht nodig voor de zachte kant van ons werk en we moeten sterker uitdragen dat ons werk vooral aan de zachte kant zit.

Deze waardevolle wishlist zal door het NAF-bestuur bekeken worden. Het NAF doet daarbij vooral een oproep aan mensen die op bovengenoemde onderwerpen werkgroepen willen formeren.
Frank Baldinger zegt alle steun van het NAF daarvoor toe.
Daarvoor is het NAF ook opgericht!

--------------------------------

Met grote dank van Frank Baldinger, Hans Goedvolk, Niels Klinkenberg en Daan Rijsenbrij namens het Nederlands Architectuur Forum aan Marcel Buijs (ASP-leverancier Woningmarkt), Jan Campschroer (Ordina), Paul de Frankrijker (Waterschap), Louis Dietvorst (Enexis), Peter Droppert (Equens), Arjaan Kleine (PostNL), Rine Le Comte (R&D), Joost Lommers (Trivento), Richard Lugtigheid (PGGM), Joost Peetoom (NS), Martijn Sasse (spir-it), Martin Tavenier (UVIT), Michel van Lotringen (ProRail) en Jacques Verdaas (ICTU/Marij).

Frank Baldinger

Voorzitter NAF

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Sessies

15-02: GIA sessie over digitale transformatiespel meer...

19-03: NAF Insight met Jeanne Ross meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden