NAF rondetafelsessie 2 - 'Businessarchitectuur"

Daan Rijsenbrij (organisator) en Niels Klinkenberg (moderator), 12 augustus 2012

Op 24 mei 2012 is een middag gebrainstormd over businessarchitectuur op initiatief van het NAF om meer overeenstemming en begrip te krijgen over businessarchitectuur zoals het wordt gebruikt in Nederland.

Het is moeilijk een consensus document te schrijven voor een onderwerp waarover nog zoveel verschillende meningen in de markt aanwezig zijn. Wij hopen op veel reacties op Via Nova Architectura of direct aan de organisator: daan@rijsenbrij.eu

Er is in drie subgroepen (Guido Bayens, Jaap Schekkerman en Roel Wagter) gediscussieerd over vier hoofdonderwerpen. Vervolgens is er plenair teruggekoppeld.

Deelnemers: Andre Anker (UWV), Edward van Dipten (Ministerie van Defensie), Emiel Kaper (RWS), Erik Vermeulen (Atos), Frank Baldinger (Archibello), Gerrit Versteeg (Four Points Intelligence), Guido Bayens(Novius), Hans Goedvolk (zelfstandig onderzoeker), Harnold Plat (PGGM), Harry Hendrickx (HP), Henk Lof (SNSReaal), Jaap Schekkerman (Logica), Jan Herbrink(NS), Janet de Vries (Politie Utrecht), Jules de Ruijter (IT-Eye), Marcel Schaar (Valori Business Architects), Martin Peters (ABNAMRO), Michel van Bakel (DeltaLloyd), Michel van Lotringen (ProRail), Monique Elferink (KLM), Olaf Kruidhof (Capgemini), Raymond Slot (Hogeschool Utrecht), Rene de Gier (UMCU), Roel Wagter (Ordina).

Hoofdonderwerpen

  1. Wat is businessarchitectuur (in termen die de business begrijpt) en hoe wordt dat gepositioneerd ten opzichte van businessstrategie enerzijds en ten opzichte van BPM anderzijds?
  2. Wat is de korte- en de langetermijnwaarde waar je op stuurt bij het formuleren van businessarchitectuur?
  3. Hoe ziet het rollenspel rond de businessarchitect eruit? In het bijzonder de rollen van businessconsultant, businessanalist en businessarchitect, wellicht is er ook nog een businessstrateeg en innovator.
  4. Hoe krijg je businessarchitectuur op de agenda van de CEO en de CIO?

Wat is businessarchitectuur?

Als metafoor voor businessarchitectuur wordt de ijsberg gebruikt. Het topje boven water is de zingeving van de organisatie en heel veel ijs onder water over de vormgeving en inrichting van de organisatie.

Zingeving bestaat uit missie, visie en strategie (samengevat als intentie), doelstellingen, kosten, performance en andere constraints.

Bestuurders worden meestal geraakt door zingeving, terwijl businessarchitecten onder water moeten ploeteren aan de vormgeving en inrichting. 

Businessarchitectuur moet de verbinding leggen tussen zingeving en vormgeving:

  • Duidelijk vastleggen wat de intenties zijn (zingevingsdoelen).
  • Uit die intenties resulteren zaken als: doelen, doelstellingen en resultaatgebieden.
  • Doelen uit de zingevingskant moeten gerelateerd worden aan de doelen uit de vormgevingskant. Dat is een belangrijke taak van de businessarchitect.

Het is belangrijk voor de businessarchitect zich te beperken tot de essentie.

De constraints (beperkingen) zorgen voor de focus en beperken de keuzes, dus een beperking in de ontwerpruimte.

  • Het ontdekken van de vrijheidsgraden die wenselijk/noodzakelijk zijn, worden soms door bottom-up-benadering zichtbaar gemaakt. Het spiegelen van wat de organisatie wil, kan aan de hand van de vrijheidsgraden door de architect ter hand genomen worden. Te weinig vrijheidsgraden belemmert flexibiliteit van de oplossing; te veel vrijheidsgraden maakt de keuze van die ene wenselijke oplossing moeilijk. De juiste balans ertussen moet met ‘fingerspitzengefühl’ gekozen worden of expliciet in kaart brengen wat de business intentie is.
  • Focus kan aangebracht worden door de visualisatie van het business model (intentie) en een bijpassend operating model (businessprioriteiten) waarin op uitvoerend niveau het gewenste functioneren van de business in hoofdlijnen wordt getoond. Denk daarbij een de gewenste mate van integratie en standaardisatie. Door de grote verscheidenheid aan stakeholders is een integratie over de vele businessperspectieven broodnodig.

Houd in het operating model rekening de businessdrivers (vaak trends, maar ook wel eens specifieke gebeurtenissen) en de business logic, dit zijn factoren die meestal in jaarverslagen en visiedocumenten kunnen worden gevonden.

Businessarchitectuur is gericht op de optimalisatie van het bedrijfsontwerp, resp. de bedrijfsinrichting, opdat het bedrijf en de organisatie in staat gesteld worden hun strategie te realiseren. Natuurlijk is businessarchitectuur daarin slechts voorwaardenscheppend. Bij het businessontwerp is het verbinden heel belangrijk.

De businessarchitectuur dient zoveel mogelijk los te staan van de organisatiestructuur om te voorkomen dat teveel wordt gekeken naar geïsoleerde processen binnen een organisatorische eenheid. Dat laatste zou tot verzuiling kunnen leiden. De businessarchitectuur bepaalt de eisen die aan de organisatie gesteld worden, en dat zijn ook de effecten van verschillende organisatiestructuren. 

De volgende zaken worden bij businessarchitectuur als belangrijk gezien:

  1. businesscontext (ecosysteem), business logic, business prioritieiten, business performance
  2. businessdomeinen en de onderlinge samenwerking tussen die domeinen,
  3. klanten en leveranciers,
  4. bedrijfs(sub)functie (soms aangegeven als capabilities) en functiemodellen,
  5. groepering van economische activiteiten,
  6. bedrijfsobjecten en actoren,
  7. rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van menselijke actoren,
  8. interacties tussen actoren,
  9. besturings- en verantwoordingsfilosofie,
  10. architectuurprincipes,
  11. producten
  12. diensten,
  13. processen en activiteiten,
  14. inrichting bedrijfsvoering,
  15. structuurplaten,
  16. essentiële organisatiestructuur.

Na het vaststellen van de businessarchitectuur moeten tijdshorizon en implementatiepad bepaald worden. Daarna begint de transformatie met behulp van de betreffende (business)architectuur. Die transformatie wordt vaak beïnvloed door de bedrijfscultuur (leiderschap, mentaliteit, geschiedenis) en de ‘sense of urgency’ van de organisatie.

Door inzicht en overzicht middels de architectvisualisaties kunnen kansen / opportunities (beter) zichtbaar worden gemaakt. Dat leidt tot het benutten van de kracht die al aanwezig is

Kanttekeningen

Businessarchitectuur en businessarchitecten hebben in de praktijk nog weinig echte credits verdiend.

Vaak blijkt dat het woord ‘businessarchitectuur’ in de eerste gesprekken met de business beter vermeden kan worden, gezien het IT-imago dat aan het woord kleeft.

Communicatie met het topmanagement dient bij voorkeur te geschieden over de zingevingsdelen uit de businessarchitectuur, dus het topje van de besneeuwde ijsberg. En dan ook alleen gevisualiseerd in een door dat topmanagement begrijpbare taal en aanspreekbare vorm. De rest (objecten en modellen ‘onder water’) laat je weg, die zijn voor de communicatie tussen de businessarchitecten onderling.

Een nog niet uitgewerkt vraagstuk is of informatie en informatiearchitectuur wel of niet van businessarchitectuur kunnen worden gescheiden.

Wat is de waarde van businessarchitectuur?

De  kernthema’s voor de businessarchitectuur zitten in de strategie-implementatie en de IT governance.

In de AS-IS (huidige) situatie levert businessarchitectuur inzicht en overzicht over de (vaak) complexe realiteit van het gehele bedrijfsgebeuren en de daaraan verbonden probleemgebieden die het huidige model ontijdig, irrelevant en ineffectief maken. De AS-IS is altijd nodig voor de transformatie.

In de TO-BE situatie kan de organisatie met businessarchitectuur keuzes maken horend bij haar ambities. Tevens kan daarbij consistentie worden aangebracht, over alle keuzes en consequenties heen.

Businessarchitectuur kan gebruikt worden als stuurmiddel bij transformaties waarbij business en IT gelijktijdig worden veranderd.

Tevens kan businessarchitectuur worden gebruikt voor scopingsvraagstukken, cruciaal bij externe sourcing (pakket, outsourcing of Cloud).

Hoe ziet het rollenspel rond de businessarchitect eruit?

De rollen van consultant (strategie en zingeving), architect (oplossingen, verbinding leggen), kunnen worden afgebeeld op het model van de ijsberg met de verdeling in zingeving-vormgeving.

De business-(strategie-) analist houdt zich bezig met oplossingen voor knelpunten uit de huidige situatie.

Tussen zingeving (waaronder strategie) en vormgeving zal de businessarchitect verbinding leggen tussen de verschillende businessdomeinen. Dat gebeurt door coördineren en begeleiden van transformatieprocessen, zowel vertikaal (van zingeving naar vormgeving) als horizontaal (over domeinen heen; verbindend en integrerend).

De rollen kunnen ook worden verdeeld over de werkvelden ‘strategie’, ‘architectuur’ en ‘realisatie’ (programmamanagement). Hierbij wordt ook wel de driedeling toegepast:

  • business demand
  • IT demand (informatiemanagement, uitgebreid naar COPAFIJT-aspecten)
  • IT supply

De businessarchitect werkt vooral in de eerste twee. Het is kenmerkend voor de businessarchitect dat hij communiceert over de verbinding tussen businessbehoeften en de operationele aspecten van de business, waaronder IT een dominante rol speelt. Ook de andere aspecten naast IT, zoals organisatie, personeel en financiën moeten worden meegenomen in de vertaling van de business demand naar de demand aan oplossingen. De businessarchitect dient een holistische kijk op de structuur van de operatie te hebben.

De zuivere rollen van adviseur en analist komen aan de demand- en supply-kant in diverse combinaties voor met de voorvoegsels businessdemand en business supply, IT-demand en IT-supply.

N.B. Door de verschillende rollen en petten kan bijvoorbeeld eenzelfde persoon als businessconsultant in de rol van adviseur werken, en in een architectenrol als businessarchitect opereren. Het is een glijdende schaal waarbij afhankelijk van de rol een activiteit behorende bij een consultant, adviseur of architect wordt opgepakt.

Ook kan een enterprise architect optreden in de rol van de businessarchitect. Alhoewel dit niet vaak zal voorkomen, gezien de technologische bias die de enterprise architect in de regel heeft.

  • Een businessstrateeg vind je alleen in grote bedrijven; meestal op corporate niveau. Hij beweegt zich in het gebied van de visie en strategie.
  • De (business) innovator komt met praktische veranderideeën, mede gevoed door technologische vernieuwingen.
  • De businessconsultant wordt niet door alle aanwezigen herkend. Maar werkt in elk geval aan de businesskant in het gebied van missie, visie en strategie, niet aan de IT-kant.
  • De businessarchitect begrijpt de strategie, beschrijft deze op een geformaliseerde manier en analyseert en communiceert de gevolgen voor de operatie.

Voorts maakt hij de indeling in businessdomeinen en helpt bij het verder beschrijven van de afzonderlijke businessdomeinen.

  • De businessarchitect beschrijft de structuur van de business intent en business operatie, de businessanalist levert vulling daarvan.
  • Voor een architectuur die aan IT moet worden geëvalueerd is een businessarchitect nodig.
  • De businessanalist werkt aan de uitwerking van oplossingen overeenkomstig de eisen die de businessarchitectuur daaraan stelt. De businessarchitect werkt soms in een eigen architectuurafdeling waardoor de verbinding bij een meervoudige verandering gelegd kan worden.
  • De businessinformatieanalist vertaalt de businessarchitectuur naar IT oplossingen.
  • De business-IT analist werkt mee aan de realisatie van businessarchitectuureisen: van idee naar projectdefinitie, maar ook van tactiek naar operaties.

Kanttekening

Sommige deelnemers beweerden dat de businessarchitect eigenlijk niet bestaat. Er bestaat wel een businessarchitectuurfunctie, waarbinnen een aantal rollen bestaan.

Op strategisch niveau zijn andere competenties belangrijk dan bij het tactisch / operationele niveau, waarbij kaderstellende- en managerial rollen relevant zijn.

Hoe krijg je businessarchitectuur op de agenda van de CEO en de CIO?

Businessarchitectuur als idee verkopen is zeer lastig en als je dat toch doet gebruik dan nauwelijks architectuurprincipes, geen architectuurframeworks en noem absoluut geen architectuurmethoden. Dat komt bij de business over als cryptische hocus pocus.

Het kernthema van de businessarchitect is strategie-implementatie. Dat is iets waar de CEO zich niet mee zou moeten bezig houden. Het is wel van belang voor het executive management dat verantwoordelijk is voor de strategieimplementatie. Businessarchitectuur is dan een middel om consistent een referentiekader van de businessbehoefte te communiceren.

Zorg dat je de agenda van de CEO, de CIO en de smaakmakende businessmanagers kent en hun belangrijkste concerns, maar werk de oplossingen uit met behulp van de inhoudelijke kennis van het middelmanagement. Zij hebben meer operationele kennis.

Formaliseer de businessintentie in een standaard beschrijving, ondersteund met architectuurvisualisaties die aan de business overzicht en inzicht geven. Laat in die visualisaties en toelichtende tekst zien dat je hun problemen begrijpt. Luister naar de vraagstukken die bij de business actueel zijn, wellicht de vragen achter de vragen.

Als je als businessarchitect in gesprek komt met de business, is de meest essentiële vraag waar de businessmanager van wakker ligt. Dat oplossen of minimaal inzicht geven in mogelijke oplossingsrichting is goed voor een eerste applaus.

Zorg dat je als businessarchitect een lijstje van ongeveer 5 zaken hebt waarop de grootste pijnpunten staan die met architectuur kunnen worden opgelost.

Die pijnpunten dienen met eenvoudige architectuurvisualisaties in beeld te worden gebracht. Op die visualisatie kunnen de verschillende oplossingsscenario’s worden aangegeven. Daarbij weet het middelmanagement inhoudelijk vaak beter de details, dan de CEO en de CIO.

Door hiermee met het management te communiceren, help je de planvorming om knelpunten op te lossen.

Blijf niet wachten op een architectuuropdracht. Meestal is het slimmer initiatief te tonen en een architectuurvisualisatie te maken van een roemrucht pijnpunt dat met architectuur kan worden opgelost.

Ook kan door middel van overzichtsgevende architectuurvisualisaties gebaseerd op beleidsplannen, de communicatie met de business op gang komen.

Om de aandacht van de CIO te winnen is het belangrijk te laten zien hoe je businessvisualisaties (houtskoolschetsniveau en businessviews) kan vertalen naar technische visualisaties (structuurplaten en aspect beschouwingen).

De CIO kan dergelijke visualisaties gebruiken bij de korte- en middellangetermijnplannen over informatisering en automatisering.

Kanttekeningen

Zorg dat je als businessarchitect een adviesrol krijgt bij het opstellen / bijstellen van de businessstrategie. Daarvoor dien je inhoudelijk vertrouwen te veroveren bij de businessmanagers

Een externe businessarchitect vindt meestal gemakkelijker gehoor bij de business dan de interne architect.

Nieuwe topics

Enkele suggesties waarin het NAF kan faciliteren of als katalysator kan fungeren:

  • Opleidingen voor businessarchitectuur in kaart brengen en opstellen van suggesties voor verbeteringen.
  • Aansluiting op de bedrijfskunde van businessarchitectuur.
  • Het instellen van een Body Of Knowledge voor businessarchitectuur door het NAF.
    • Organisatievormen, marktpositionering en architectuurprincipes als kaderstellend voor businessarchitectuur.
    • Inventariseren van benodigde modellen (toonmodellen en inventarisatiemodellen) en visualisatievormen toegesneden op de verschillende doelgroepen.
    • Inventariseren van frameworks voor businessarchitectuur.
    • Definities en vocabulaire uitwerken.
  • Expliciteren van het functioneren van de businessarchitect.
    • Vaststellen van de functie, de rol, de taak, de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid van de businessarchitect.
    • Met wie en met welke inhoud heeft de bedrijfsarchitect werkrelaties?
    • Organisatorische ophanging van de businessarchitectuur en de consequenties voor zijn werk.
    • Wat is de identiteit van de businessarchitect?
  • Meer aandacht voor de business case. Businessarchitectuur levert input voor de business case door de strategische intent expliciet te maken.
    • Wat is het nut van businessarchitectuur op de IT-activiteiten? Wat heeft IT er eigenlijk aan? Of zou de vraag moeten zijn wat de business aan IT heeft?
    • Kosten- / batenplaatjes van voorgestelde oplossingen.
  • Studie van businessarchitectuur toegepast op de besturing van strategische allianties, extended enterprises en netwerkorganisaties.
  • In kaart brengen van de wetenschappelijke onderbouwing van businessarchitectuur.
    • Welke onderliggende theorieën zijn er?
    • Welke theoretische- en empirische bewijsvoering is er van ideeën, concepten en modellen.
  • De mens en zijn gedrag. De informele organisatie en beïnvloeding van besluitvorming.
  • Effectiviteit van business architectuur in de lerende organisatie.
  • Wat beweegt de CEO?
    • Hoe ziet zijn agenda er uit?
    • Hoe kan businessarchitectuur daarin een plaats krijgen?

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Reactie van Mark Paauwe (Founder of Dragon1) op 16 Augustus 2012 op 23.32

Er wordt hier gevraagd om veel reacties. Nou laat ik dan maar de eerste reactie geven.

Ik heb eigenlijk maar 1 woord wat ik wil inbrengen aanvullend op alle mooie geschreven woorden: V O O R B E E L D E N.

Het enige wat je nodig hebt is voorbeelden!

Om Business Architectuur op de agenda van de CEO, CFO en CIO te krijgen hoef je volgens niet meer dan een eenvoudig, mooi en begrijpelijk visueel voorbeeld te laten zien van business architectuur uit je eigen portfolio dat geheel voor zichzelf spreekt.

Dat sexy en glossy visuele voorbeeld van business architectuur (een fysiek en interactief digitaal A3 formaat architectuur-ontwerpboek dat je gemaakt hebt voor een vorige klant?) moet het voordeel voor de CxO's van het inzetten of gebruiken van business architectuur in de organisatie laten inzien. In 1 oogopslag.

Dat sexy en glossy visuele voorbeeld van business architectuur moet een geanonimiseerd praktijkvoorbeeld zijn dat ook daadwerkelijk iets positiefs voor elkaar heeft gekregen. En uit jouw praktijk als de business architect zelf.

En daar zit hem nu juist het probleem...er zijn nog maar heel weinig business architecten die met een dergelijk sexy en glossy visueel voorbeeld kunnen aankomen zetten bij een CxO. Als een business architect het verkrijgen van een opdracht nou eens als een olympische finale gaat zien, wordt het oefenen op het kwalificeren en finishen de normaalste zaak van de wereld.

Ik kijk even over mijn linkerschouder naar onze bouwkundige broeders: Hoe overtuigend is een bouwkundige architect zonder een architectuurportfolio? Even een geheel willekeurig gegoogeled linkje: http://www.michelvandenbogaard.nl/projecten/. Kijk zo doe je dat dus, jezelf presenteren! Mocht ik het geld hebben, zou ik hem vragen om mijn wolkenkrabber in Qatar te ontwerpen.

Tip: Business Architectuur is het samenhangend geheel van bedrijfskundige concepten dat is of wordt toegepast op de bedrijven in een onderneming [Lees het boek over Visuele Enterprise Architectuur].

Een recept voor het opstellen van een Business Architectuur, zo uit het kookboek:

  1. Stel een top-10-lijst samen van toegepaste bedrijfskundige concepten in de bedrijven van een onderneming.
  2. Zoek bij elk concept uit hoe goed het concept werkt in de diverse bedrijven en vergelijk dat met wat de theorie over dat concept zegt qua werking en resultaat (met andere woorden zoek eens uit wat het principe is van het concept).
  3. Schets of teken uit de hand de twee verschillende soorten beelden van deze bedrijfskundige concepten (theorie versus praktijkimplementatie)
  4. Stel enkele beleidsmaatregelen voor aan de directie zodat de concepten beter gaan werken en resultaten produceren conform de belofte van de theorie. Immers: hoe beter de bedrijfskundige concepten zijn geïmplementeerd conform de theorie, des te beter zullen de bedrijfskundige concepten het realiseren van bedrijfsdoelen mogelijk maken. Een fiets zonder ketting werkt suboptimaal, zeker bergop.
  5. Wat je dan alleen nog maar aan het begin nodig hebt (0) is dat jezelf een gecertificeerde business architect in ******* bent (ik las hierboven dat je absoluut geen methode mag noemen) die de bedrijfskundige concepten en hun conceptprincipes qua theorie zo uit zijn mouw kan schudden alsof hij ze zelf bedacht heeft.
  6. Deze business architect (jij dus) laat eerst (-1) aan de CxO's zijn architectuurportfolio zien en de CxO's vragen aan deze business architect of hij met ******* ook voor hun organisatie met een paar schetsen en tekeningen kan laten zien en onderbouwen welke beleidsmaatregelen genomen kunnen worden om gedane investeringen beter te laten renderen.

Sponsoren

Sessies

15-02: GIA sessie over digitale transformatiespel meer...

19-03: NAF Insight met Jeanne Ross meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden