Sourcing en architectuur: twee kanten van dezelfde medaille

Corné Pol en Frank de Vries, dinsdag 27 oktober 2009

Selectieve sourcing succesvoller bij daadwerkelijk gebruik van Enterprise-architectuur als stuurinstrument.



Selectieve uitbesteding van IT-dienstverlening staat in het brandpunt van de belangstelling, ‘aangemoedigd’ door de economische crisis en de noodzaak te (her)overwegen welke partij welk deel van de IT-dienstverlening voor zijn rekening neemt. Te weinig organisaties blijken bij het nemen van dergelijke belangrijke beslissingen gebruik te maken van enterprise-architectuur (EA) als hulpmiddel. Haastige spoed is zelden goed, maar bij de wens om op korte termijn kostenbesparingen te realiseren ontbreekt EA als instrument maar al te vaak. Het gevolg kan zijn dat de gemaakte keuzes kwalitatief en financieel niet toekomstbestendig blijken omdat men de consequenties van de gemaakte keuzes onvoldoende kan overzien.

Het belang van enterprise-architectuur (EA) bij sourcing is zeer actueel, nu selectieve sourcing een vlucht neemt om aanvullende kostenbesparingen te realiseren. Bij selectieve sourcing maakt men bewust keuzes voor dienstverlening die men zelf levert en dienstverlening die men laat leveren door externe leveranciers. Geen totale uitbesteding dus. Selectieve sourcing is alleen kwalitatief en financieel toekomstbestendig als met Enterprise Architectuur als ‘meetlat’ de IT-diensten, -applicaties en –infrastructuur volgens een doordachte verkaveling worden uitbesteed.

EA wordt relatief weinig ingezet bij de formulering van een sourcingstrategie. Een eerste verklaring lijkt te liggen in het feit dat veel organisaties geen expliciete EA geformuleerd hebben. Een tweede oorzaak is de technische achtergrond van veel architecten en architectuurproducten: architectuur wordt vaak vanuit een technische behoefte opgesteld en gebruikt. Architectuur wordt in dit verband vooral gebruikt voor het nemen van ‘technologische’ beslissingen (bv de inzet nieuwe technologie / platform) en niet primair voor ‘bedrijfskundige’ beslissingen, zoals de formulering van een sourcingstrategie.

Vanuit de bedrijfskundige optiek moet een architect ook in staat zijn om draagvlak en commitment voor EA te creëren en deze te ‘verkopen’ aan de juiste stakeholders aan de businesskant, op een bij hen passende manier. Hij is bijvoorbeeld in staat een roadmap van de huidige architectuur naar de doelarchitectuur weer te geven in zogenaamde views, die specifiek geschikt zijn voor besluitvorming door een businessmanager, een informatiemanager en een IT-manager. Een goede architect heeft de bedrijfskundige toepassingsgebieden voor EA duidelijk voor ogen en weet de relevante stakeholders ertoe te bewegen EA ook daadwerkelijk te gebruiken voor hun beslissingen. Daarmee ligt de focus van een architect dus niet alleen op het produceren van EA-producten, maar vooral ook op het faciliteren van de besluitvorming door diverse stakeholders.



Enterprise-architectuur

EA bestaat uit zowel principes, kaders en doelstellingen met betrekking tot het huidige en toekomstige bedrijfs- en IT-landschap. Het betreft beschrijvingen in de vorm van een ‘baseline architectuur’ (huidige situatie) en een ‘doelarchitectuur’ (toekomstige situatie). Hierbij wordt ingegaan op de business-, de informatie-, de applicatie- en de infrastructuurarchitectuur. De roadmap naar de doelarchitectuur houdt o.a. rekening met:


  • de volgtijdelijkheid en afhankelijkheid tussen (onderdelen van) programma’s;
  • de stappen om de gewenste situatie te bereiken, beredeneerd vanuit de randvoorwaarden die de baseline architectuur oplegt;
  • het projectportfolio;
  • het verandervermogen van een organisatie;
  • Total Cost of Ownership- en businesscase-analyses in combinatie met resourceplanning en budgetinschattingen voor programma’s en projecten;
  • het wenselijke lifecyclemanagementbeleid van de organisatie;
  • randvoorwaardelijke wet- en regelgeving.


EA kan een ideaal sturingsinstrument zijn voor de afnemer van IT-diensten. Met behulp van EA kan de complexiteit van het IT-landschap worden gereduceerd door gebruik te maken van begrijpelijke ‘overzichtsplaten’ en principes die worden gerepresenteerd in voor stakeholders begrijpelijke taal. EA dient in dit verband primair het doel om de besluitvorming op businessniveau te ondersteunen, en niet om technologische beslissingen te nemen. Dat vergt dus een andere invalshoek van architectuur. Door EA af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen ontstaat ook een duidelijk beeld van de weg – de roadmap – die naar de doelarchitectuur leidt. Business en IT hanteren elk hun eigen views van de roadmap, maar zijn het eens over de principes, de doelstelling, de maatregelen en de middelen. Op het niveau van de applicaties brengt de enterprise-architect samen met de business stakeholders samenhang in het applicatieportfolio, zodat uitbesteding van die applicaties veel minder risico’s met zich meebrengt: het is voor iedereen duidelijk welke applicaties met welke samenhangen en waar de grenzen van kavels getrokken moeten worden. Technologie en business zijn niet meer twee verschillende werelden, maar hangen nauw met elkaar samen.

Architecten moeten ervoor zorgen dat EA ook daadwerkelijk wordt gebruikt: EA kan namelijk alleen maar meerwaarde hebben voor business stakeholders als EA-producten ook daadwerkelijk in hun besluitvorming worden gebruikt. Dit is ook één van de kritische succesfactoren voor selectieve sourcing. De vraag is hoe een organisatie het gebruik van EA kan garanderen? In elk geval lukt het niet door ‘even snel’ een externe partij in te huren om de EA op te stellen. Het succes hangt niet af van de inrichting an sich (papier is geduldig), maar van het draagvlak voor EA in de organisatie. Formulering van een selectieve sourcingstrategie is een goede aanleiding om EA te gaan ontwikkelen: alleen al de druk van een komende uitbesteding en de daarmee samenhangende complexiteit zorgt voor een sense of urgency. Niet altijd staat alles op papier, maar vaak is er wel een breed gedragen beeld over waar het naar toe zou moet gaan: de ‘doelarchitectuur’. Ook de bedrijfsstrategie is niet altijd zwart op wit vastgelegd, maar bestaat wel degelijk: impliciet, in de hoofden van de mensen. Door aan te sluiten bij de breed gedragen doelstellingen van de organisatie, bereikt de architect draagvlak voor EA.



Complexiteit in het kwadraat?

Architectuur en IT-uitbesteding staan beide bekend als complexe activiteiten, waarbij veel fouten gemaakt kunnen worden. Leidt de toepassing van EA bij IT-uitbesteding dan tot complexiteit in het kwadraat? Integendeel. Mits goed ingezet is EA een uitstekend middel om de complexiteit van uitbestedingsvraagstukken te reduceren. Helemaal als men kiest voor een selectieve sourcingstrategie, waarin men enerzijds domeinen (kavels) onderkent waarvoor men bewust de dienstverlening zelf levert en anderzijds domeinen waarvan men de dienstverlening uitbesteedt. Een goede selectieve sourcingstrategie wordt onder meer gebaseerd op:


  • het strategisch belang en de doelstellingen van een domein in het licht van een doelarchitectuur;
  • de relatie van elk domein met eventuele strategische projecten en/of productontwikkeling (vooral de mate van noodzakelijke flexibiliteit speelt hier een grote rol);
  • de fase in de levenscyclus van het domein in het licht van de doelarchitectuur en de gekozen technische standaards (opbouw, handhaven, afbouw);
  • actuele problematiek (bijv. beperkte schaalgrootte, beperkte interne kennis, niet gestandaardiseerde IT);
  • de huidige verhouding interne/externe medewerkers benodigd voor het in stand houden van het domein;
  • de volwassenheid van de leveranciersmarkt en het aantal externe leveranciers dat de dienstverlening in uitbestede vorm kan leveren;
  • de business case (prijs versus kwaliteit);
  • mogelijke beperkingen (regie, complexiteit, HR, legal, compliance, technische afhankelijkheden).

Aansluitend is het belangrijk goed te kijken naar de manier waarop regie gevoerd gaat worden op de kavels afzonderlijk en over de kavel heen. Van belang hierbij zijn bijvoorbeeld de definitie van uitbestedingskavels, het leveranciersbeleid, de te hanteren HR-uitgangspunten, de tenderstrategie en concrete actieplanning om de gedefinieerde doelstellingen voor zowel de kavels die men binnenshuis houdt, als de uitbestedingskavels te realiseren als proactief risicomanagement.


Het creëren van draagvlak voor EA is evenzeer een verantwoordelijkheid van de business, zeker omdat business stakeholders een steeds grotere rol spelen bij het nemen van IT-beslissingen. Er gaat steeds meer geld om in informatietechnologie en deze is bovendien meer en meer verweven met bedrijfsprocessen. Het belang van business stakeholders bij goede IT-beslissingen wordt dus alleen maar groter. Daarnaast is het de vraag of IT-managers en IT-directeuren wel willen dat de business zich meer en meer met hun activiteiten bemoeit, zonder daar veel verstand te hebben en zonder te beschikken over een hulpmiddel als een goede EA! De toenadering van de business betekent overigens niet dat de businessmanager zich al te veel in de techniek wil verdiepen, maar wel dat hij wil kunnen sturen op de bijdrage van IT aan zijn bedrijfsprocessen. Om dit te kunnen doen is goede EA onmisbaar, zodat het draagvlak ervoor bij de business een feit is en EA ook daadwerkelijk door de business gebruikt wordt. De gewenste situatie is dat de business - in de gedaante van bijvoorbeeld de informatiemanager of een manager van de CIO Office - de verantwoordelijkheid voor het IT-besluitvormingsproces neemt, en bij elke beslissing het gebruik van EA stuurt. Dat kan bijvoorbeeld door de relevante views en principes voor te leggen aan de business stakeholders als input voor hun besluitvorming. Uiteraard moet duidelijk zijn welke stakeholder precies welke beslissingen kan en moet nemen, maar ook hiervoor biedt EA houvast.

Is gebruik van EA eenmaal een feit, dan is het zaak de toepassing van EA regelmatig te evalueren en bij te sturen, conform het principe van de Deming-cirkel (plan, do, check, act). Er zijn op dit terrein diverse hulpmiddelen beschikbaar, zoals KPI’s, opname van het EA-proces in meet- en regelcycli, et cetera. Dit proces zou idealiter onderdeel moeten uitmaken van het reguliere managementproces, maar in de praktijk blijkt vaak dat eerst een ‘apart’ proces hiervoor in het leven geroepen moet worden. Ook hierbij komt het aan op een grondige kennis van de bedrijfsvoering bij de architect. Zonder die kennis kan hij niet bepalen waar en wanneer EA een rol gaat spelen bij komende bedrijfsbeslissingen - zoals uitbesteding - en evenmin of de architectuur goed wordt toegepast.

Slotoverweging

Er hangt veel af van goed gebruik van EA, zeker wanneer selectieve sourcing in het spel is. Het mag dan wel een vanzelfsprekende conclusie zijn dat EA niet op een mooie middag in elkaar te zetten is, in de praktijk leven veel organisaties daar niet naar: vaak worden externe partijen ingehuurd om EA-producten te produceren, zonder dat daarbij aandacht wordt besteed aan het proces van totstandkoming en het gebruik ervan. De toegevoegde waarde van EA is overduidelijk: het zorgt voor inzicht in de complexe samenhang van business en IT, en verschaft gecondenseerde informatie die business-, informatie- en IT-managers nodig hebben om beslissingen over een selectieve sourcingstrategie te kunnen nemen. Maak EA een onderdeel van de formulering hiervan en daarop aansluitende regievoering over vraag- en aanbod van IT-dienstverlening. De sturing op het daadwerkelijke gebruik van EA is cruciaal voor houdbaar succes. Sourcing en architectuur vormen daarmee twee kanten van dezelfde medaille.
Eerder gepubliceerd in de Automatisering Gids van 25 september.

[PDF]

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Sessies

19-06: KNVI/PLDN sessie over semantische data integratie in de weg- en spoorinfrastructuur 

28-06: LAC summit meer...

15/16-11: Landelijk Architectuur Congres meer...

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2018   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden