Wat is uw doelstelling?

Danny Greefhorst, woensdag 22 december 2010

Architectuur is in de praktijk nog lang niet altijd doelgericht. Het is daarom belangrijk om de daadwerkelijke doelstellingen centraal te stellen; uiteindelijk is architectuur slechts een hulpmiddel. In de praktijk blijkt het echter lastig om de doelstellingen helder te krijgen. Enerzijds bestaan doelstellingen op verschillende niveaus en zijn ze niet altijd in lijn. Daarnaast zijn doelstellingen vaak persoonlijk en niet objectief. Anderzijds is het lastig om tot heldere doelstellingen te komen. Tenslotte denken IT'ers vaak dat zij wel weten wat de doelstellingen zijn.

Doelstellingen zijn een verzameling van wensen die een organisatie alsook mensen binnen een organisatie hebben. Ze vormen een hiërarchie, waarbij hoger liggende doelstellingen worden ingevuld door afgeleide doelstellingen. In de praktijk is het alleen niet altijd een mooie hiërarchie. De doelstellingen van de organisatie zijn niet per definitie ook de doelstelling van een manager van een afdeling; deze maakt zich typisch vooral druk over zaken in zijn eigen omgeving en waar hij persoonlijk op af wordt gerekend. Het vergroten van zijn span of control of het vasthouden van zijn positie kunnen ook belangrijke doelstellingen zijn. Op een niveau hoger niveau zijn de doelstellingen van een organisatie lang niet altijd afgestemd op doelstellingen buiten de organisatie. Zo zou je de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur ook als een verzameling doelstellingen kunnen beschouwen; overheidsorganisaties zijn in de praktijk niet bereid deze ook zondermeer als hun eigen doelstelling te beschouwen.

Aan bovenstaande gerelateerd zijn doelstellingen niet altijd rationeel, objectief en expliciet. Het vergroten van je span of control is niet bepaald iets dat je expliciet wilt maken als afdelingsmanager. Ook blijft organiseren in de praktijk mensenwerk, en mensen zijn nu eenmaal vaak niet rationeel. Als zij iets belangrijk vinden dan leidt dat al snel tot een doelstelling, en daarbij kan gevoel een veel belangrijker rol spelen dan rationele argumenten. Hierdoor ontstaan ook al snel tegenstrijdige doelstellingen. Dit kan zelfs leiden tot kamertjespolitiek waarbij iedereen zo zijn eigen doelstellingen lijkt te verdedigen, daarbij de hoger liggende doelstellingen uit het ook verliezend. Daarbij is niet ieders doelstelling evenveel waard; die van de manager is al snel meer waard, maar ook informele macht heeft een belangrijke rol bij de waarde van doelstellingen.

Een ander probleem waar je tegenaan loopt is dat het erg lastig is om doelstellingen helder te krijgen. Een interview met management met simpelweg de vraag "wat zijn jullie doelstellingen?" zal weinig nuttige resultaten opleveren. Doelstellingen zijn in veel gevallen niet zo expliciet. Er is een proces nodig om doelstellingen helder te krijgen. De strategie van een organisatie zou hiervoor een startpunt moeten zijn, maar blijft te vaak in algemeenheden hangen. Zo lijkt vrijwel iedere commerciële organisatie wel doelstellingen te hebben om de omzet verhogen door meer te verkopen aan bestaande klanten en nieuwe klanten te werven. Ook het verlagen van de IT kosten lijkt een algemeen thema. Dit soort doelstellingen vragen echter meer verdieping om bruikbaar te zijn. Idealiter zijn doelstellingen in meer meetbare eenheden uitgedrukt en zijn zij verrijkt met kennis over de precieze tactieken waarop hoger liggende doelstellingen kunnen worden bereikt.

Een laatste belangrijk probleem is dat IT'ers snel denken wel te weten wat de doelstelling is. Dit komt enerzijds uit een soort frustratie dat "de business" zelf niet met heldere doelstellingen komt. Anderzijds is er een neiging om generieke oplossingen, bij voorkeur de laatste hype, ook toe te passen binnen de eigen organisatie. Denk aan oplossingen als Service Oriented Architecture, Cloud Computing en Business Process Management. Dit soort oplossingen hebben inherent een aantal voordelen die je zou kunnen zien als doelstellingen. Daarbij worden regelmatig mooie toverwoorden als "flexibiliteit" en "time-to-market" genoemd. Dit lijken doelstellingen, maar slaan in de praktijk de plank volledig mis. Ongerichte flexibiliteit is vergelijkbaar met het schieten op een mug met een bazooka en zal eerder contraproductief zijn dan bijdragen aan de doelstellingen.

Dit alles maakt het verre van eenvoudig om als architect doelgericht te zijn. Het is daarbij belangrijk de krachten en hiërarchie goed in ogenschouw te nemen bij het bepalen van de doelstellingen. Ook is het belangrijk om goed door te vragen, alternatieve keuzes te schetsen en consensus te creëren. Je moet voorkomen dat je je te veel richt op persoonlijke doelstellingen, zeker als die van jezelf zijn. Uiteindelijk is het de rol van de architect om te komen tot verbeteringen voor de organisatie als geheel en dat gaat vooral over gemeenschappelijke doelstellingen.

Danny Greefhorst ( dgreefhorst@archixl.nl) is principal consultant en directeur bij ArchiXL

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Reactie van Stichting Digital Architecture op 20 Juni 2012 op 11.37

Geschreven door Johan Theunissen op 24-12-2010 10:46

Hoi Danny,

Ik mis de visie in je verhaal. Uit succesverhalen blijkt, dat een goede visie en missie de sleutel tot succes vormen.
In de praktijk zie je vaak "sliding strategies". Manager passen de doelstellingen te vaak aan. Vandaag heeft project A de hoogste prioriteit en de volgende dag project B.

Wat ik een goede werkmethode vind, is om veel gebruik te maken van een WIKI. En dan tijdens overleggen, op een beamer, de WIKI erbij te houden. Dit dwingt vooral managers om in te zien, dat een project/werkzaamheden vaak veel meer behelzen, dan ze zelf inschatten. Dit voorkomt dat er onrealistische doelstellingen worden neergelegd. Voordeel is ook meteen dat iedereen beter inzicht krijgt in domeinen.

Mvg,
Johan Theunissen

Reactie van Stichting Digital Architecture op 20 Juni 2012 op 11.37

Geschreven door Danny Greefhorst op 24-12-2010 16:37

Hoi Johan,

De visie staat vooral aan het eind verwoord. Daarnaast geldt dat het begrijpen van het probleem (waar ik uitgebreid op in ga) meestal al de helft van de oplossing is.

Ik herken je probleem van glijdende doelstellingen en het expliciet maken van deze. Ik heb vooral met doelstellingen te maken bij het formuleren van de architectuurprincipes. Het doel van de principes is nu juist om doelstellingen te vertalen naar gemeenschappelijke afspraken. Door deze interactief te bepalen, zowel met management als werkvloer zorg je voor draagvlak. Bij de totstandkomingsfase (in workshops) gebruik ik overigens primair powerpoint. Uiteindelijk is governance een onmisbaar aspect; je moet in het proces borgen dat mensen worden geconfronteerd met deze gemeenschappelijke afspraken.

Leuk dat je het ook over de inzet van WIKI technologie hebt. We hebben daar veel positieve ervaringen mee. Wij leveren onze architectuur typisch ook in WIKI vorm op, inclusief beschrijving van en link naar doelstellingen. Overigens gebruiken we daarbij semantische wiki technologie, waardoor de informatie in de WIKI zelf ook meer betekenisvol kan worden gemaakt en onderling gerelateerd. Hierdoor wordt het ondermeer mogelijk om vragen (queries) te stellen aan de WIKI, waardoor het een soort database wordt.

Mvgr,
Danny

Reactie van Stichting Digital Architecture op 20 Juni 2012 op 11.37

Geschreven door Patrick Blok op 24-12-2010 22:19

Beste Danny,

Heldere doelstellingen zijn inderdaad lastig te formuleren, het Business Motivation Model (http://www.businessrulesgroup.org/bmm.shtml) kan hier goed bij helpen. In dit model wordt een helder onderscheid gemaakt tussen begrippen als visie, missie en strategie. Dit kan sterk bijdragen aan een heldere discussie en een heldere communicatie van de resultaten.

De door jouw beschreven afdelingsmanager is vanuit bedrijfsperspectief "slechts" een middel. Maar wel een met intrinsieke motivatie, dan is de vraag of de bedrijfs- en persoonlijke doelstellingen elkaar versterken of dat de persoonlijk doelstellingen (bewust of onbewust) voorrang krijgen.

Mvg,
Patrick

Sponsoren

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2019   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden