Proces & Document 2011, nr. 4

Wat zijn staat er bij de gemeenten hoog op de agenda, naast bezuinigen? Dat is zaakgericht werken en  het Klant Contact Centrum (KCC). Zaakgericht werken impliceert dat zaken op een uniforme (en vaak digitale) manier worden behandeld. Zaken zijn processen met een begin en een eind. Zie de gemeentelijke productencatalogus voor honderden zaaktypen.

Wat doet een zaaksysteem? Die maakt de digitale dossiers en digitale processen mogelijk. Digitale dossiers betekent dat alle relevante documenten digitaal (eventueel gescand) worden verwerkt. Door digitalisering van documenten kunnen we overal bij onze dossiers: in het KCC, in het backoffice,en zelfs in het veld via een iPad. Maar ook klanten kunnen via het web bij al hun dossiers en zien de status. Dat scheelt KCC calls.

Die statussen zijn de kern van de digitale processen. Ontvangen, geaccepteerd, in behandeling, en behandeld zijn de eenvoudigste statussen. Samen vormen ze een serieel proces. Een zaaksysteem bewaakt dat proces bijvoorbeeld met checklists en andere controles. Door deelzaken te onderscheiden kunnen we naast seriele processen ook complexe parallele processen met een zaaksysteem verwerken. Een  zaaksysteem is dus erg universeel.

Iedere zaaktype heeft zijn eigen dossiers en processtappen. Denk aan de aanvraag van een uittreksel. Zo’n zaaktype kunnen we eenvoudig configureren in een zaaksysteem. Voorbeelden zijn de rollen en rechten, statussen (zowel seriele als parallele stappen), maar ook checklists , kenmerken en documenttypen per stap. Daarmee zorgen we ook voor een compleet digitaal archief, inclusief de dossiers en de procesinfo.

De kracht van een zaaksysteem is de eenvoud van dergelijke configuraties. Die inrichting gebeurt vaak door simpelweg parameters aan te passen in de zaaktype catalogus, de ZTC. Dus zonder ingewikkelde programmering. We noemen dat zero-coding. U bent dus niet meer afhankelijk van de leverancier om iets aan te passen.

Maar het allermooiste is dat een zaaksysteem heel universeel en erg goedkoop is, met dank aan de concurrentie. Voor een paar euro per inwoner per jaar kan je de mooiste zaaksystemen krijgen, vaak met een geïntegreerde KCC en DMS functionaliteit. Daarmee kan je steeds meer backoffice systemen gaan vervangen. Die kosten gezamenlijk al gauw vijf tot tien keer zo veel.  Dat kan op termijn wel een besparing van wel 30 euro per inwoner per jaar opleveren. Dat is pas echt bezuinigen!

Weergaven: 221

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2019   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden