Proces & Document 2009, nr. 2

Veel gemeenten worstelen met Europese aanbestedingen. Een boel rompslomp en je doet het zelden goed, zeker als bijvoorbeeld een ICT-pakket wordt aangeschaft.

De specificaties zijn het eerste probleem. Als je niet van te voren alles hebt vastgelegd in een programma van eisen gaat de winnende leverancier daar later zeker op afdingen, al helemaal als je fixed-price afspraken hebt gemaakt. Aanbesteden is dus zoiets als het Russische meerjarenplan: je moet alles vooraf weten anders gaat het achteraf fout.

Behalve het pakket moet je zeker de implementatie van dat pakket niet vergeten. Bij vergunningen praten we al gauw over de omgevingsvergunning (Wabo) en dus over procesherinrichting en kleine reorganisaties. Dat is niet kinderachtig! Een offerte waarbij de implementatie minder kost dan het pakket zou ik daarom niet vertrouwen. Wij gaan er meestal van uit dat over een periode van vijf jaar de implementatie twee tot vijf maal zo duur is als het pakket. Veel ICT-projecten gaan fout op de implementatie. Het project is te laat klaar en/of te duur. Maar ook op harde zaken, zoals koppelingen tussen systemen of migraties, kan een project uit de hand lopen. Een goed contract kan dit soort ellende voorkomen.

Vaak is een goed bestek afgestemd op de markt. Je moet niet meer vragen dan de markt kan leveren. De markt moet tevens precies weten wat je wilt. Dat vraagt om een soort dialoog, doch tot voor kort kon dat amper. Aanbesteden is immers juridisch redelijk dichtgetimmerd: als het bestek uit is kun je niet meer met de leveranciers praten. Gelukkig is er tegenwoordig de zogenaamde concurrentiegerichte dialoog. Die stelt je in staat om met een beperkt aantal leveranciers in gesprek te gaan over wat zij kunnen leveren en wat jij wilt hebben. Dat is vooral nuttig bij complexe ICT-implementaties. Na een eerste leverancierselectie volgen een of meerdere dialoogrondes, waarin het bestek wordt aangescherpt. Daarna kunnen de overgebleven leveranciers optimaal offreren op het aangescherpte bestek.

Weergaven: 56

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2019   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden