DMS fiasco's: it's the implementation, dummy!

Proces & Document 2008, nr. 2

De laatste jaren horen we heel wat griezelverhalen over mislukte projecten bij de gemeente op het gebied van document management systemen (DMS). Ik durf de stelling wel aan dat meer dan de helft van de selectie- en implementatietrajecten voor een DMS bij de gemeenten mislukt dan wel zwaar teleurstelt. Hoe komt dat toch?

Of er nou wel of niet Europees wordt aanbesteed, een programma van eisen is er meestal wel. De meeste bevatten tientallen of soms honderden ja/nee vragen. Kan uw pakket A of B? Soms is het aantal eisen zo uitgebreid dat alleen heel grote, dure pakketten eraan kunnen voldoen. Gemeente X koopt dan een groot, complex en duur pakket zoals FileNet, omdat die op alle vragen ja scoort. Ga er maar aan staan met je 25.000 inwoners. Dat kan niet goed gaan.

Soms zie ik ook een prima bestek, waar echter meerdere partijen zo goed als hetzelfde resultaat behalen. Dat krijg je met al die ja/nee vragen. Beter is om leveranciers een tiental wensen (soms vragen) voor te leggen en de antwoorden op een vijfpuntsschaal te vergelijken. Dat geeft meer onderscheid. En probeer dan eens niet het grootste, beste en duurste pakket uit Amerika te selecteren. Voor veel gemeenten zijn kleinere Nederlandse leveranciers een beter alternatief, met meer kennis en ervaring dichtbij. Maar de echte problemen ontstaan meestal tijdens de implementatie. Het pakket maakt weinig uit, het succes zit hem in de implementatie. Gouden regel is: als je een ton uitgeeft aan licenties over drie jaar, trek dan minstens hetzelfde bedrag uit voor implementatie. Liefst het dubbele of meer. Vergelijk het met een ijsberg: alleen die ton voor het pakket steekt boven water, de andere kosten zijn vaak verscholen. Juist bij de implementatie van een DMS zijn de aspecten als configuratie, migratie, procesinrichting en cultuur van wezenlijk belang.

Ten slotte nog dit: pas op voor grote ambities! Niet alleen het verlangen naar het grootste, mooiste, duurste pakket, ook het verlangen om mee te tellen op ICT-vlak is dodelijk. Pas dus op voor moderne hypes als Business Process Management (BPM) en Service Oriented Architecture (SOA). Geen grote en complexe workflow designs alstublieft, maar een eenvoudig statusflow (à la het Dordtse Mozaïek) met goede metadata en bewaartermijnen in een eenvoudig zaaksysteem. Keep it simple, en onderschat de implementatie niet!

Weergaven: 61

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2019   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden