Proces & Document 2010, nr. 1

Recent deed EF3 een onderzoek naar de postbehandeling bij 60 gemeenten. De resultaten zijn onthutsend. Op sommige brieven komt het antwoord pas na 6 wekenen en op bijna 20% komt helemaal geen antwoord. Een G4-gemeente reageerde zelfs op meer dan de helft van de brieven helemaal niet. Hoe kan dat?

Bijna alle gemeenten hebben een postregistratiesysteem maar de behandeling gaat desondanks vaak op papier. Papieren dossiers kunnen zoekraken en bewaking is moeilijk. Als een papieren dossier hier ligt, kun je er elders niet bij, en ze liggen vaak tot aan het plafond opgestapeld. En dat in de digitale eeuw!

De oplossing lijkt niet moeilijk. Sommige gemeenten kopen dure workflow-oplossingen. Meestal met weinig succes. Na maanden van gedetailleerde procesanalyse blijkt de workflow niet flexibel te zijn. En dan heb je nog maar 1 van de 500 gemeentelijke processen gedaan. Een alternatief is om alles te scannen wat er binnenkomt. Maar hoe bewaken we dan de behandeling?

Het gemeentebrede zaaksysteem (soms 'dik midoffice' genoemd) biedt een oplossing. Geïnspireerd door de gemeente Dordrecht, het RGB-Zaken en andere standaarden van Egem (nu King), heeft recent een groot aantal leveranciers zich op het zaaksysteem gestort. In ons onderzoek hielden we na selectie nog 10 zaaksystemen over. Deze markt is booming!

Een goed zaaksysteem digitaliseert en bewaakt. Na de scan van papieren aanvragen, controleert het zaaksysteem het digitale dossier, inclusief emails en andere toevoegingen. Tevens wordt de behandeling bewaakt op basis van 4 stappen, met simpele checklists per stap en per zaaktype ("is het advies brandweer aangevraagd?"). Publicatie en digitale archivering per zaaktype gaan volledig automatisch en de burger ziet de status via mijnoverheid.nl. Alle post moet dan natuurlijk wel via DIV gaan en het systeem moet gemeentebreed gebruikt worden.

Zo'n zaaksysteem hoeft helemaal niet duur te zijn. Voor 2 euro per inwoner per jaar heb je al een heel behoorlijk systeem, maar de invoering ervan is vooral een kwestie van goede organisatie. Als dat lukt raken we geen post meer kwijt en kan de burger (en de manager!) de voortgang volgen. Dan kunnen we eindelijk ook eens die stapels papier gaan opruimen.

Weergaven: 71

Reactie van Stichting Digital Architecture op 6 Juli 2012 op 11.38

Geschreven door Marc Lankhorst op 09-03-2010 19:08

Helemaal waar dat veel gemeenten grote problemen met de postverwerking hebben. Maar digitalisering kan maar een deel van het vraagstuk oplossen. Stuur een gemeente maar eens een mailtje en zie of je antwoord krijgt...

Opmerking

Je moet lid zijn van Via Nova Architectura om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Via Nova Architectura

Sponsoren

Advertenties

Je kunt hier adverteren

© 2019   Gemaakt door Stichting Digital Architecture.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden